Industrie | Softwareentwicklung |
---|---|
Ort | Global |
Firmengröße | 1000+ |
Abteilung | Recht |
Teamgröße | 25-50 |
Das Legal Team von JetBrains ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für die mehr als 20 Software-Entwicklungstools des Unternehmens verantwortlich, auf die weltweit mehr als 11 Millionen Fachleute vertrauen. Die Aufgaben des Teams sind sehr unterschiedlich und reichen von gewöhnlichen Anfragen bis hin zu komplexer juristischer Arbeit bei neuen Produkteinführungen. Das Team ist ständig mit neuen Projekten beschäftigt und passt YouTrack an, um seine vielfältige Arbeit in mehr als 13 Ländern zu rationalisieren.
Das Team nutzt YouTrack bereits seit vielen Jahren. In dieser Zeit wuchs die Rechtsabteilung von ein paar Anwält*innen zu einem großen und erfahrenen Team. YouTrack ist eine flexible Projekt- und Aufgabenmanagementlösung, die mit den wachsenden Anforderungen der Rechtsabteilung mitwachsen kann.
Jetzt hilft YouTrack dabei, über 30 Anwält*innen mit mehr als 2000 Mitarbeitenden von JetBrains an einem Ort zu verbinden. Jedes Teammitglied von JetBrains kann in YouTrack eine neue Anfrage an die Rechtsabteilung übermitteln, die dann entscheidet, wie der Prozess zur Bearbeitung der Anfrage strukturiert wird. Die Anträge können als einer von 18 vordefinierten Typen eingereicht werden. Einige betriebliche Routinen, wie die Zuweisung von Aufgaben an die richtige Person, wurden an YouTrack-Automatisierungen delegiert, was jedem Anwalt Zeit spart. Es gibt auch einen internen JetBrains-Slack-Kanal für kleinere juristische Anfragen und Fragen zur besten Art und Weise, einen juristischen Antrag einzureichen.
Um effektiv zu arbeiten und bei häufig gestellten Fragen zu helfen, hat das Rechtsteam eine interne Wissensdatenbank mit Dokumentvorlagen und FAQ-Antworten erstellt, die für alle im Unternehmen zugänglich sind. Die Wissensdatenbank enthält Beschreibungen der Arbeitsabläufe des Teams und wird auch für die Einarbeitung neuer Jurist*inneen genutzt.
Jan Ondrus
Senior-Rechtsberater, JetBrains
„Unsere Rechtsabteilung erhält jährlich über 1.600 Anfragen zur rechtlichen Unterstützung. Wir verlassen uns täglich auf YouTrack, um jede Anfrage als individuelles juristisches Projekt zu organisieren und zu verfolgen, die Informationen der Beteiligten zu dokumentieren, unsere juristischen Lösungen weiterzugeben und bei Bedarf interne Genehmigungen zu erfassen.“
Jelizaveta Jurickova
Junior-Rechtsberaterin, JetBrains
„Mit YouTrack war mein Onboarding so schnell und einfach. Es hilft uns, unsere neuen juristischen Mitarbeitenden zu schulen.“
YouTrack bietet zwei Hauptansätze für die Verwaltung von Anfragen – alles in einem einzigen Projekt oder in separaten Projekten, z. B. aufgeteilt nach Zuständigkeit. Die Rechtsabteilung von JetBrains stellte fest, dass ein zentraler Eingangspunkt für jede Art von Anfrage in allen Büros die Prozesse rationalisiert und dazu beiträgt, potenzielle Fehler zu vermeiden, die durch das Verschieben von falsch eingereichten Aufgaben von einem bürobezogenen Projekt in ein anderes entstehen. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass alle Daten an einem Ort gespeichert werden und einfach abgerufen werden können.
Die beliebteste YouTrack-Funktion für das Team ist die Möglichkeit, auf die Datenverläufe der Projekte zuzugreifen. Dies hilft bei der Organisation eines Agile-Trails für alle gelösten oder laufenden Anfragen. Komplexe Anfragen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Produkte können beispielsweise schneller bearbeitet werden, wenn auf verwandte Aufgaben leicht verwiesen werden kann. Als das Team JetBrains AI einführte, suchte es mithilfe eines Projektfilters und des Tags AI-legal nach ähnlichen gelösten Fällen.
Darüber hinaus vereinfacht die Zusammenfassung aller relevanten Informationen in laufenden Aufgaben die Arbeit des Teams und steigert seine Produktivität. Anstatt in verschiedene E-Mails zu schauen, können die Teammitglieder relevante Informationen zu Anfragen in einer einzigen YouTrack-Aufgabe einsehen, die Details wie Fälligkeitsdaten, Anhänge, Aktualisierungen von Interessengruppen und mehr enthält.
„YouTrack hilft uns bei der Organisation von Audit-Trails. Die Möglichkeit des Zugriffs auf die Historie jeder Antragslösung mindert mögliche unbekannte Risiken.“
Leiter der Rechtsabteilung, JetBrains
Jede Art von rechtlicher Anfrage benötigt eine eigene Aufgabenvorlage, die auf dem Lösungsansatz des Teams basiert. Mit YouTrack hat das Team den Prozess automatisiert, sodass die Aufgabe ohne zusätzliche manuelle Eingaben sofort angepasst werden kann. Sobald der Antragsteller den Rechtstyp auswählt, wird die Aufgabe mit einer Feldvorlage und einer spezifischen Anleitung zum Verfassen der Beschreibung für diesen Anfragetyp aktualisiert. YouTrack fügt auch vorausgefüllte Felder hinzu, die auf den ursprünglichen Eingaben des Antragstellers basieren. So weist YouTrack beispielsweise automatisch die Aufgabe zu und benachrichtigt die relevanten Beteiligten auf der Grundlage der in der Anfrage angegebenen Rechtsprechung.
„Durch die Definition des Entscheidungsprozesses für jeden Anfragetyp sparen wir eine Menge Zeit. Außerdem setzen wir maßgeschneiderte Automatisierungen ein, die uns helfen, verschiedene Verteilungsregeln aufzustellen und das Standardsystem schneller zu konfigurieren, indem wir die Anträge automatisch in Echtzeit aktualisieren.”
Leiter der Rechtsabteilung, JetBrains
Automatisierungen über YouTrack-Workflows wurden auch auf rechtliche Anfragen angewandt, die privat verwaltet werden müssen. Sobald eine private Anfrage erstellt ist, schränkt YouTrack die Sichtbarkeit der Aufgabe sofort auf eine ausgewählte, vordefinierte Gruppe von Personen ein. Rechtliche Anfragen der Personalabteilung sind beispielsweise nur für die Rechtsabteilung, den Antragsteller und die Personalleiter*innen des jeweiligen Landes sichtbar.
Eine weitere Datenschutzfunktion, die das Team nutzt, ist die Einschränkung ausgewählter Aufgabeninformationen. So kann beispielsweise das Statusfeld Finance controlling review nur von einer Person geändert werden, die die Rolle Finance controlling reviewer hat. Diese Funktion hilft Antragstellern auch zu verstehen, welche Informationen von ihnen benötigt werden, um mögliche Fehler zu vermeiden.
„YouTrack unterscheidet sich von anderen Tools für Jurist*innen, da es die Möglichkeit bietet, verschiedene Aspekte eines bestimmten Projekts einfach einzuschränken. Sie können das Projekt nur für Ihre Anwält*innen sichtbar machen und den Zugriff auf bestimmte Aufgaben oder Felder auf einige wenige Beteiligte beschränken.“
Rechtsberaterin, JetBrains
Das Team beschloss, das Statusfeld für jede rechtliche Aufgabe zu vereinheitlichen – von Submitted
(Eingereicht) bis Solved (Gelöst). Dieser Ansatz verbesserte die Analyse mehrerer Anfragen gleichzeitig.
Einige der Anwälte des Teams konfigurieren ihre persönlichen Agile-Boards nach dem Status der Aufgabe. Das bedeutet, dass alle Anfragen in Spalten nach ihrem Lösungsstatus gruppiert sind und die Anwält*innen leicht zu allen Anfragen innerhalb desselben Status navigieren können. Es ist möglich, diese Art von Boards weiter anzupassen, zum Beispiel durch die Unterteilung von Anfragen in horizontale Swimlane-Gruppen nach Fälligkeit oder Legal type (Rechtstyp), wie im zweiten Bild unten gezeigt.
Dashboards und Berichte werden für alle Bedürfnisse des Teams verwendet und sind besonders erkenntnisreich für Führungskräfte. Das Rechtsteam verfügt beispielsweise über gemeinsame Dashboards mit automatisch aktualisierten Widgets, die Listen der jedem Teammitglied zugewiesenen Aufgaben, Diagramme zur Analyse der Anzahl der Anfragen, die jedem Anwalt zugewiesen sind, und vieles mehr anzeigen.
Berichte werden hauptsächlich für die Arbeit mit historischen Daten verwendet und können ebenfalls zu Dashboards hinzugefügt werden. Das Team nutzt sie zum Beispiel, um zu verfolgen, wie viele Anfragen gelöst wurden, aufgeteilt nach Art der Anfrage oder Zuständigkeit. Außerdem können Manager aktuelle Berichte mit früheren Berichten vergleichen, um die Leistung des Teams im Laufe der Zeit zu analysieren.
Ein weiterer Vorteil von YouTrack, von dem die JetBrains-Rechtsabteilung begeistert ist, ist die Möglichkeit, die Kommunikation mit allen Mitarbeitenden in Aufgabenkommentaren zu optimieren. Wenn sich an einer eingereichten Anfrage etwas ändert, kann die beantragende Person einen neuen Kommentar hinzufügen, um alle Beteiligten gleichzeitig zu benachrichtigen, oder bestimmte Benutzer*innen mit einem privaten Kommentar ansprechen. Für die Anwälte und Anwältinnen ist es einfach, mit E-Mail-Benachrichtigungen zu arbeiten und zu YouTrack zurückzukehren, wenn sie erwähnt werden.
„Da alle Teammitglieder über ein einziges Tool miteinander verbunden sind, wird die Kommunikation erheblich verbessert.”
Rechtsberaterin, JetBrains
„Die Umstellung einer spezialisierten Kanzlei auf agiles Management führte zu 30% Zeitersparnis bei der Aufgabenkoordination und einer 45%-igen Steigerung der Kundenzufriedenheit. Mit YouTrack hat das Team die Überwachung des Fallfortschritts und die juristischen Routineabläufe revolutioniert.“
„Es ist sehr einfach, den Status aller Tickets in einem Projekt zu überblicken und zu erkennen, was als Nächstes ansteht. YouTrack hilft, diesen Überblick über den Prozess zu behalten. Schon nach ein paar Wochen war klar, dass wir ohne YouTrack im Chaos versinken würden.”
„Das Beste an YouTrack ist, dass es sich an vielen Stellen individuell anpassen lässt. Man kann zum Beispiel benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder Workflows für beliebige Prozesse schreiben. Die Flexibilität von YouTrack ist optimal für die Game-Entwicklung.“
Von uns in der Cloud gehostet