Holubová advokáti colaboró con AgiLawyer, una agencia de asesoramiento integral a la vanguardia de la revolución de los servicios jurídicos para la era digital.
Industria | Servicios jurídicos |
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Ubicación | República Checa |
Tamaño de la empresa | 1–25 |
30 %
menos tiempo dedicado a la coordinación de tareas
92 %
satisfacción del cliente
25 %
aumento de los ingresos por abogado
Holubová advokáti, como muchos bufetes de abogados, tenía que lidiar con las complejidades de la práctica jurídica moderna. Su enfoque tradicional de gestión de proyectos no conseguía seguir el ritmo de la creciente complejidad de los casos, el listón cada vez más alto de las expectativas de los clientes y la importancia primordial de una colaboración sin fisuras. Los puntos débiles estaban claros: gestión ambigua de tareas, duplicación de esfuerzos y falta de visibilidad en tiempo real del progreso de los casos. Los abogados se esforzaban por priorizar las tareas con eficacia y mantener una línea de visión clara sobre los plazos críticos.
La dirección del bufete reconoció que era necesario un cambio fundamental para desencadenar el verdadero potencial de su equipo jurídico y ofrecer un valor al cliente sin igual. Al adoptar metodologías ágiles y aprovechar las novedosas funcionalidades de YouTrack, el equipo de 10 profesionales jurídicos revolucionó su gestión de tareas, el seguimiento del progreso de los casos y el flujo de trabajo en general.
Holubová advokáti creó un eje central para la coordinación de tareas con otro sistema jurídico, LegiSpace, integrado en YouTrack. Cada elemento de acción se registró, priorizo y rastreó meticulosamente. El equipo utilizó un conjunto diverso de funciones de YouTrack, como Agile Boards, seguimiento del tiempo y automatizaciones, para mejorar la productividad de sus empleados e impulsar los resultados empresariales más allá del trabajo jurídico.
Para trabajar con eficacia y ayudar con las preguntas más frecuentes, el equipo jurídico creó una base de conocimientos interna con plantillas de documentos y respuestas a las preguntas más frecuentes a las que puede acceder todo el mundo en la empresa. Con descripciones de los procesos de trabajo del equipo, la base de conocimientos también se utiliza para formar a los nuevos abogados que se incorporan a la empresa.
Klára Dvořáková
Socia directora, Holubová advokáti
«AgiLawyer nos presentó un método ágil de dirección de equipos, y empezamos a utilizar YouTrack un mes antes de que comenzara la pandemia de Covid. Por aquel entonces, nuestro equipo estaba formado por 10 personas repartidas por toda la República Checa y pasamos a trabajar en línea. Con la implantación de YouTrack y la introducción de la planificación y las reuniones diarias, de repente todo resultó muy práctico.»
El primer paso fue revisar los procesos de gestión de tareas del bufete. YouTrack, con su interfaz intuitiva y su sólido conjunto de funcionalidades, se convirtió en el eje central de todas las tareas, desde la preparación de los casos hasta la comunicación con los clientes. Este enfoque ayudó a garantizar que nada se quedara en el tintero y permitió reducir en un 30 % el tiempo dedicado a la coordinación de tareas y disminuir en un 30 % la duplicación de tareas.
«No puedo imaginar cómo gestiona la gente las cosas por correo electrónico. Debe de ser un caos, porque es complicado acordarse de todo. Con YouTrack, todo el mundo simplemente encuentra la información en la que ha estado trabajando, y es muy fácil coordinarla».
Socio director, Holubová advokáti
Holubová advokáti también cambió su sistema de gestión de casos a LegiSpace, una plataforma de seguimiento diseñada para abogados. Para conectar la información de los casos de LegiSpace con una tarea relacionada en YouTrack, el equipo integró la aplicación LegiSpace YouTrack. La aplicación añade a YouTrack una capa adicional de módulos para la facturación, la gestión de las relaciones con los clientes, la elaboración de informes sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) jurídicos, la integración con los registros mercantiles y mucho más. Permitió al bufete consolidar todos los aspectos de sus operaciones en una única herramienta cohesionada, lo que mejoró aún más su eficacia y su servicio al cliente.
«Hemos personalizado YouTrack para que se adapte a nuestras necesidades, y hace exactamente lo que queremos que haga. No cambiaría nada.»
Directora de cuentas clave, Holubová advokáti
Holubová advokáti aprovechó los paneles de Agile de YouTrack y los flujos de trabajo personalizados para revolucionar el seguimiento del progreso de sus casos. Los paneles de Agile se configuraron utilizando el enfoque Kanban. Cada tarea se gestionaba a través de cada etapa del proceso legal, lo que permitía a los abogados visualizar el progreso, identificar los cuellos de botella y abordar los retos de forma proactiva. Esto ayuda a los abogados a gestionar las tareas con transparencia y capacidad de respuesta.
La ágil transformación de Holubová advokáti se fundamentó en un profundo compromiso para facilitar el trabajo de sus profesionales jurídicos. La función de control del tiempo de YouTrack proporcionó una información valiosa sobre la forma en que los abogados utilizaban su tiempo, lo que permitió la toma de decisiones basada en datos y mejoras específicas de los procesos. La inversión del bufete en formación y entrenamiento dio sus frutos, con un notable aumento del 25 % en la productividad de los abogados.
Por supuesto, el viaje no estuvo exento de desafíos. Adaptarse a los nuevos flujos de trabajo y herramientas requirió una inversión de tiempo y esfuerzo, y cada miembro del equipo se sometió a una media de 15 horas de formación. Personalizar YouTrack para satisfacer las necesidades únicas de un bufete especializado exigió 120 horas de trabajo dedicado a la configuración.
«Ahora, para nosotros es de lo más fácil seguir el historial de un caso. Cuando un abogado se va y otro tiene que hacerse cargo del caso, puede ver todo el historial en los comentarios de la tarea y los archivos adjuntos.»
Directora de cuentas clave, Holubová advokáti
Holubová advokáti descubrió que los principios ágiles podían transformar aspectos clave de sus operaciones más allá del trabajo jurídico. En marketing y desarrollo empresarial, la implementación de las funciones de YouTrack condujo a un aumento significativo de la captación de nuevos clientes. Este impulso se debió a la capacidad de realizar un seguimiento preciso de la generación de clientes potenciales, iterar rápidamente sobre las estrategias de campaña y tomar decisiones basadas en datos en tiempo real. El resultado fue una notable mejora de las métricas de rendimiento de las campañas, lo que aumentó la visibilidad de la empresa en el mercado y la calidad de los clientes potenciales.
La satisfacción del cliente también se disparó a un 92 % sin precedentes, mientras que la reputación de la firma como una empresa ágil y centrada en el cliente impulsó un aumento del 30 % en la retención de clientes y un aumento del 25 % en las referencias de clientes. Internamente, la transformación fomentó una cultura de colaboración, mejora continua y bienestar de los empleados.
Aunque otras áreas como la gestión financiera también se vieron beneficiadas, el impacto en el marketing demostró claramente cómo la agilidad puede revolucionar las estrategias de crecimiento de un bufete y su posicionamiento competitivo en el mercado legal. Al racionalizar las tareas administrativas y reducir las horas no facturables en un impresionante 30 %, el bufete obtuvo importantes mejoras de rentabilidad. Como resultado, el cálculo de los ingresos por abogado mostró un aumento del 25 %. Para Holubová advokáti y AgiLawyer, eso dijo mucho sobre el poder de la agilidad a la hora de impulsar los resultados finales.
«Muchos equipos de JetBrains desarrollan productos de software, y nosotros, como equipo jurídico, ayudamos a lanzar esas herramientas. Ofrecemos asistencia legal a productos utilizados por 11 millones de profesionales de todo el mudo. Nuestro equipo gestiona 18 tipos de solicitudes de más de 13 jurisdicciones, y las soluciones inteligentes como YouTrack nos ayudan a trabajar con mayor eficiencia.»
«Es muy sencillo ver el estado de todas los tickets de un proyecto y ver qué es lo siguiente que hay que hacer. YouTrack ayuda a dar esa visibilidad a un proceso. Tras un par de semanas, estaba bastante claro que nos habríamos sumido en el caos si no usáramos YouTrack.»
«Lo mejor de YouTrack es que puede personalizar muchas cosas: añadir distintos campos personalizados y escribir flujos de trabajo para cubrir todos los tipos de procesos. La flexibilidad que aporta YouTrack es ideal para el sector del desarrollo de juegos.»
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