Industria | Desarrollo de software |
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Ubicación | Global |
Tamaño de la empresa | Más de 1000 |
Función del equipo | Jurídica |
Tamaño del equipo | 25-50 |
El equipo jurídico de JetBrains es esencial para garantizar la integridad legal de las más de 20 herramientas de desarrollo de software de la empresa en las que confían más de 11 millones de profesionales de todo el mundo. Las tareas del equipo varían enormemente, desde solicitudes comunes hasta complejos trabajos jurídicos durante el lanzamiento de nuevos productos. El equipo, que se desafía constantemente con nuevos proyectos, personaliza YouTrack para agilizar su trabajo diversificado en más de 13 jurisdicciones.
El equipo lleva muchos años utilizando YouTrack. Durante este tiempo, el departamento jurídico ha crecido de unos pocos abogados a un equipo grande y experimentado. YouTrack es una solución flexible de gestión de proyectos y tareas que puede escalar con sus crecientes necesidades legales.
Ahora, YouTrack ayuda a conectar a más de 30 abogados con más de 2000 empleados de JetBrains en un solo lugar. Cualquier miembro del equipo de JetBrains puede enviar una nueva solicitud al equipo jurídico en YouTrack, y el equipo jurídico decide cómo se estructura el proceso para gestionarla. Las solicitudes pueden presentarse como uno de los 18 tipos predefinidos. Algunas rutinas operativas, como la asignación de tareas a la persona adecuada, se delegaron en automatizaciones de YouTrack, lo que ahorra tiempo a cada abogado. También hay un canal de Slack interno de JetBrains para pequeñas consultas jurídicas y preguntas sobre la mejor manera de presentar una solicitud jurídica.
Para trabajar con eficacia y ayudar con las preguntas más frecuentes, el equipo jurídico creó una base de conocimientos interna con plantillas de documentos y respuestas a las preguntas más frecuentes a las que pueden acceder todos los miembros de la empresa. Con descripciones de los procesos de trabajo del equipo, la base de conocimiento también se utiliza para incorporar a los nuevos abogados.
Jan Ondrus
Asesor jurídico sénior, JetBrains
«Nuestro equipo jurídico recibe más de 1600 solicitudes de asistencia jurídica al año. Confiamos en YouTrack a diario para organizar y realizar el seguimiento de cada solicitud como un proyecto jurídico individual, documentar la información de las partes interesadas, compartir nuestras soluciones jurídicas y registrar las aprobaciones internas cuando es necesario.»
Jelizaveta Jurickova
Asesora jurídica júnior, JetBrains
«Con YouTrack, mi incorporación fue muy rápida y fácil. Ayuda a formar a nuestros nuevos empleados del equipo jurídico.»
YouTrack ofrece dos enfoques principales para gestionar las solicitudes: recibirlo todo en un único proyecto o en proyectos separados, por ejemplo, divididos por jurisdicción. El equipo jurídico de JetBrains descubrió que un punto de entrada centralizado para cada tipo de solicitud en todas las oficinas agilizaba sus procesos y ayudaba a eliminar posibles errores causados por el traslado de tareas enviadas incorrectamente de un proyecto relacionado con una oficina a otro. Otra ventaja de este enfoque es que todos los datos se almacenan en un único lugar y se puede acceder a ellos con facilidad.
La funcionalidad de YouTrack favorita del equipo es la posibilidad de acceder al historial de datos de los proyectos. Esto ayuda a organizar un registro de auditoría de cualquier solicitud resuelta o en curso. Por ejemplo, las solicitudes complejas relacionadas con el lanzamiento de nuevos productos pueden procesarse más rápidamente cuando se puede hacer referencia fácilmente a las tareas relacionadas. Cuando el equipo lanzó JetBrains AI, buscaron casos similares resueltos utilizando un filtro de proyectos y la etiqueta AI-legal.
Además, tener toda la información relevante resumida dentro de las tareas en curso simplifica el trabajo del equipo y aumenta su productividad. En lugar de buscar en varios correos electrónicos, los miembros del equipo pueden ver la información relevante de la solicitud desde una única tarea de YouTrack que proporciona detalles como fechas de vencimiento, archivos adjuntos, actualizaciones de las partes interesadas, y más.
«YouTrack nos ayuda a organizar los registros de auditoría. La posibilidad de acceder al historial de resolución de cualquier solicitud mitiga los posibles riesgos desconocidos.»
Jefe del departamento jurídico general, JetBrains
Cada tipo de solicitud legal necesita una plantilla de tarea única basada en el enfoque del equipo para resolverla. Con YouTrack, el equipo automatizó el proceso, de modo que la tarea se personaliza sobre la marcha sin necesidad de entradas manuales adicionales. Una vez que el solicitante selecciona el tipo legal, la tarea se actualiza con una plantilla de campo y una orientación específica sobre cómo redactar la descripción para este tipo de solicitud. YouTrack también añade campos rellenados previamente en función de las entradas iniciales del solicitante. Por ejemplo, YouTrack asigna automáticamente la tarea y notifica a las partes interesadas pertinentes en función de la jurisdicción identificada en la solicitud.
«Al definir el árbol de decisiones para cada tipo de solicitud, ahorramos mucho tiempo. También empleamos automatizaciones personalizadas que ayudan a establecer diversas reglas de distribución y a reconfigurar el sistema predeterminado con mayor rapidez, actualizando de forma automática las solicitudes en tiempo real.»
Jefe del departamento jurídico general, JetBrains
Las automatizaciones a través de los flujos de trabajo de YouTrack también se aplicaron a las solicitudes jurídicas que deben gestionarse de forma privada. Una vez creada una solicitud privada, YouTrack restringe inmediatamente la visibilidad de la tarea a un grupo de personas seleccionado y predefinido. Por ejemplo, las solicitudes jurídicas de RR. HH. solo son visibles para el equipo jurídico, el solicitante y los responsables de RR. HH. del país de la jurisdicción.
Otra funcionalidad de privacidad que utiliza el equipo es la posibilidad de restringir la información de tareas seleccionadas. Por ejemplo, el campo de estado Finance controlling review solo puede ser modificado por un Finance controlling reviewer asignado. Esta funcionalidad también ayuda a los solicitantes a comprender mejor qué información se les pide, evitando así posibles errores.
«YouTrack es diferente de otras herramientas para abogados, ya que ofrece la posibilidad de restringir fácilmente diversos aspectos de un proyecto concreto. Puede hacer que el proyecto solo sea visible para sus abogados, y el acceso a algunas tareas o campos puede restringirse a unos pocos interesados relevantes.»
Asesora jurídica, JetBrains
El equipo decidió unificar el campo de estado de cada tarea legal: desde Submitted a Solved. Este enfoque mejoró el análisis de varias solicitudes simultáneamente.
Algunos de los abogados del equipo configuran paneles de Agile personales por estado de la tarea. Esto significa que todas las solicitudes se agrupan en columnas por su estado de resolución, y los abogados pueden navegar fácilmente a todas las solicitudes dentro del mismo estado. Es posible personalizar aún más este tipo de panel, por ejemplo dividiendo las solicitudes en grupos horizontales de calles por Fecha de vencimiento o Legal Type, como se muestra en la segunda imagen siguiente.
Los paneles y los informes se utilizan para todas las necesidades del equipo y son especialmente útiles para los gestores. Por ejemplo, el equipo jurídico ha compartido paneles con widgets que se actualizan automáticamente y muestran listas de tareas asignadas a cada miembro del equipo, diagramas que ayudan a analizar el número de solicitudes que cada abogado tiene asignadas, y más.
Los informes se utilizan sobre todo para trabajar con datos históricos y también pueden añadirse a los paneles. Por ejemplo, el equipo los utiliza para hacer un seguimiento de cuántas solicitudes se han resuelto, divididas por tipo de solicitud o jurisdicción. Además, los gestores pueden comparar los informes actuales con los anteriores para analizar el rendimiento del equipo a lo largo del tiempo.
Otra ventaja de YouTrack que encanta al equipo jurídico de JetBrains es la posibilidad de agilizar la comunicación con todos los empleados en los comentarios de las tareas. Si hay algún cambio en una solicitud enviada, el solicitante puede añadir un nuevo comentario para notificarlo simultáneamente a todos los interesados o dirigirse a usuarios concretos con un comentario privado. A los abogados les resulta fácil trabajar con notificaciones por correo electrónico y volver a YouTrack cuando se les etiqueta.
«Como todos los miembros del equipo están conectados en una sola herramienta, nuestra comunicación ha mejorado mucho.»
Asesora jurídica, JetBrains
«Una transformación ágil de un bufete de abogados especializado que permitió reducir en un 30 % el tiempo dedicado a la coordinación de tareas y aumentar en un 45 % la satisfacción de los clientes. YouTrack ayudó al equipo a revolucionar el seguimiento del progreso de sus casos y los flujos de trabajo jurídicos rutinarios.»
«Es muy sencillo ver el estado de todas los tickets de un proyecto y ver qué es lo siguiente que hay que hacer. YouTrack ayuda a dar esa visibilidad a un proceso. Tras un par de semanas, estaba bastante claro que nos habríamos sumido en el caos si no usáramos YouTrack.»
«Lo mejor de YouTrack es que puede personalizar muchas cosas: añadir distintos campos personalizados y escribir flujos de trabajo para cubrir todos los tipos de procesos. La flexibilidad que aporta YouTrack es ideal para el sector del desarrollo de juegos.»
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