Domaine | Développement de logiciels |
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Localisation | Global |
Taille de l'entreprise | Plus de 1 000 |
Fonction d'équipe | Juridique |
Taille de l'équipe | 25-50 |
L'équipe juridique de JetBrains est essentielle pour garantir l'intégrité juridique des plus de 20 outils de développement logiciel de l'entreprise, desquels dépendent plus de 11 millions de professionnels dans le monde. Les tâches de l'équipe sont très variées, allant des demandes courantes au travail juridique complexe entourant le lancement de nouveaux produits. L'équipe relève constamment le défi de nouveaux projets, et personnalise YouTrack pour rationaliser son travail diversifié dans plus de 13 juridictions.
L'équipe utilise YouTrack depuis de nombreuses années. Au cours de cette période, le service juridique est passé de quelques avocats à une grande équipe expérimentée. YouTrack est une solution flexible de gestion de projets et de tâches capable de s'adapter à leurs besoins juridiques croissants.
YouTrack leur permet à présent de connecter plus de 30 avocats et plus de 2 000 employés JetBrains au même endroit. Tout membre d'une équipe JetBrains peut soumettre une nouvelle demande à l'équipe juridique dans YouTrack, et l'équipe juridique structure le processus de traitement à sa guise. Les demandes peuvent être soumises dans le cadre d'un des 18 types prédéfinis. Certaines routines opérationnelles, comme l'attribution de tâches à la bonne personne, ont été déléguées aux automatisations YouTrack, pour permettre à tous les avocats de gagner du temps. Un canal Slack JetBrains interne est consacré aux petites questions juridiques et aux questions sur la meilleure façon de soumettre une demande juridique.
Pour travailler efficacement et répondre aux questions fréquentes, l'équipe juridique a créé une base de connaissances interne avec des modèles de documents et des réponses aux questions fréquentes. Elle est accessible à tous dans l'entreprise. Comme elle décrit les processus de travail de l'équipe, la base de connaissances est également utilisée pour l'intégration de nouveaux avocats dans l'entreprise.
Jan Ondrus
Conseiller juridique senior, JetBrains
« Notre équipe juridique reçoit plus de 1 600 demandes d'assistance juridique chaque année. Nous nous appuyons sur YouTrack au quotidien pour organiser et suivre chaque demande en tant que projet juridique individuel, documenter les informations des parties prenantes, partager nos solutions juridiques et enregistrer les approbations internes si nécessaire. »
Jelizaveta Jurickova
Conseillère juridique junior, JetBrains
« Avec YouTrack, mon intégration a été très rapide et facile. Cela aide à former nos nouveaux employés juridiques. »
YouTrack propose deux approches principales pour gérer les demandes : tout recevoir dans un même projet ou utiliser des projets séparés (par exemple répartis par juridiction). L'équipe juridique de JetBrains a constaté qu'un point d'entrée centralisé pour chaque type de demande (quel que soit le service envoyant la demande) permettait de simplifier les processus et aidait à éliminer les erreurs que peut causer le déplacement de tâches mal soumises d'un projet associé à un bureau vers un autre. Autre avantage de cette approche : toutes les données sont stockées au même endroit et sont facilement accessibles.
La fonctionnalité YouTrack préférée de l'équipe est la possibilité d'accéder à l'historique des données des projets. Cela permet d'organiser une piste d'audit de toutes les demandes résolues ou en cours. Par exemple, les demandes complexes liées au lancement de nouveaux produits peuvent être traitées plus rapidement si l'on peut facilement référencer les tâches associées. Lorsque l'équipe a lancé JetBrains AI, elle a recherché des cas résolus similaires à l'aide d'un filtre de projet et de la balise AI-legal.
Par ailleurs, toutes les informations pertinentes sont résumées dans les tâches en cours. Cela simplifie le travail de l'équipe et augmente la productivité. Au lieu de consulter plusieurs e-mails, les membres de l'équipe peuvent afficher les informations pertinentes pour la demande à partir d'une seule et même tâche YouTrack qui fournit des détails tels que les dates d'échéance, les pièces jointes, les mises à jour des personnes impliquées, etc.
« YouTrack nous aide à organiser des pistes d'audit. La possibilité d'accéder à l'historique de toute résolution de demande atténue les risques inconnus. »
Directeur juridique général, JetBrains
Chaque type de demande juridique nécessite un modèle de tâche unique, selon l'approche adoptée par l'équipe pour la résoudre. Avec YouTrack, l'équipe a automatisé le processus : la tâche est à présent personnalisée à la volée sans saisie manuelle supplémentaire. Une fois que le demandeur a sélectionné le type juridique, la tâche s'actualise avec un modèle de champs et des conseils spécifiques sur la façon de rédiger la description pour ce type de demande. YouTrack ajoute également des champs préremplis en fonction des saisies initiales du demandeur. Par exemple, YouTrack attribue automatiquement la tâche et informe les personnes concernées en fonction de la juridiction identifiée dans la demande.
« En définissant l'arbre de décision pour chaque type de demande, nous gagnons beaucoup de temps. Nous utilisons également des automatisations personnalisées qui permettent de configurer plusieurs règles de distribution et de reconfigurer plus rapidement le système par défaut, en mettant automatiquement à jour les demandes en temps réel. »
Directeur juridique général, JetBrains
Des automatisations (à travers les workflows YouTrack) ont également été appliquées aux demandes juridiques qui doivent être gérées en privé. Dès qu'une demande privée est créée, YouTrack restreint immédiatement la visibilité de la tâche à un groupe de personnes sélectionné et prédéfini. Les demandes juridiques de RH, par exemple, ne sont visibles que par l'équipe juridique, le demandeur et les responsables RH du pays de juridiction.
L'équipe utilise une autre fonctionnalité de confidentialité : la possibilité de restreindre certaines informations sur les tâches. Par exemple, le champ d'état Finance controlling review ne peut être modifié que par un responsable ayant un rôle de Finance controlling reviewer. Cette fonctionnalité aide également les demandeurs à mieux comprendre quelles informations leur sont demandées, évitant ainsi des erreurs potentielles.
« YouTrack diffère des autres outils destinés aux avocats, car il permet de restreindre facilement plusieurs aspects d'un projet spécifique. Vous pouvez limiter la visibilité du projet uniquement à vos avocats et l'accès à certaines tâches ou certains champs peut être restreint à quelques parties prenantes concernées. »
Conseillère juridique, JetBrains
L'équipe a décidé d'unifier le champ d'état pour chaque tâche juridique : de Submitted à Resolved. Cette approche a amélioré l'analyse simultanée de plusieurs demandes.
Certains avocats de l'équipe configurent des tableaux agiles personnels en fonction de l'état des tâches. Toutes les demandes sont alors regroupées en colonnes selon leur état de résolution, et les avocats peuvent facilement accéder à toutes les demandes ayant le même état. Il est possible de personnaliser davantage ce type de tableau, par exemple en divisant les demandes en groupes de couloirs horizontaux par Date d'échéance (Due date) ou Legal type, comme illustré dans la deuxième image ci-dessous.
Les tableaux de bord et les rapports sont utilisés pour tous les besoins de l'équipe et sont particulièrement utiles aux managers. Par exemple, l'équipe juridique dispose de tableaux de bord partagés avec des widgets (automatiquement mis à jour) qui affichent la liste de tâches assignée à chaque membre de l'équipe, des diagrammes permettant d'analyser le nombre de demandes assignées à chaque avocat, et bien plus encore.
Les rapports sont principalement utilisés pour travailler avec des données historiques et peuvent également être ajoutés aux tableaux de bord. Par exemple, l'équipe les utilise pour suivre le nombre de demandes résolues, réparties par type de demande ou par juridiction. Les managers peuvent en outre comparer les rapports actuels avec les précédents pour analyser les performances de l'équipe au fil du temps.
Autre avantage de YouTrack apprécié par l'équipe juridique de JetBrains : la possibilité de simplifier la communication avec tous les employés dans les commentaires sur les tâches. S'il y a un changement dans une demande envoyée, le demandeur peut ajouter un nouveau commentaire pour informer simultanément toutes les parties prenantes ou adresser un commentaire privé à des utilisateurs spécifiques. Les avocats peuvent facilement se contenter des notifications par e-mail et revenir à YouTrack lorsqu'ils y sont mentionnés.
« Comme tous les membres de l'équipe sont connectés au même outil, notre communication s'est considérablement améliorée. »
Conseillère juridique, JetBrains
« Une transformation agile d'un cabinet d'avocats spécialisé a permis une réduction de 30 % du temps passé à coordonner les tâches et une augmentation de 45 % de la satisfaction client. YouTrack a aidé l'équipe à révolutionner le suivi de l'avancement des dossiers et les workflows juridiques de routine. »
« On peut facilement voir l'état de tous les tickets d'un projet et ce qui doit être fait ensuite. YouTrack permet de fournir cette visibilité à un processus. Il était assez clair après quelques semaines que nous nous serions noyés dans le chaos si nous n'avions pas utilisé YouTrack. »
« Le meilleur atout de YouTrack est que vous pouvez personnaliser beaucoup de choses : ajouter divers champs personnalisés, ou rédiger des workflows pour couvrir toutes sortes de processus. La flexibilité qu'offre YouTrack convient très bien à l'industrie du développement de jeux. »
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