JetBrains 法務チームは世界中の 1,100 万人を超えるプロ開発者が信頼する同社の 20 種類以上のソフトウェア開発ツールの法的整合性を保証するために不可欠な存在です。このチームのタスクは多岐にわたっており、一般的なリクエストから新製品の発売に関する複雑な法務業務までを扱っています。常に新しいプロジェクトに挑戦しながら YouTrack をカスタマイズすることで、13 以上の司法管轄区にわたって多様な作業を効率化しています。
このチームでは長年にわたって YouTrack を使用してきました。法務部はこの間に弁護士数人の規模から経験豊富な大規模チームへと成長しました。YouTrack は拡大する法的業務のニーズに合わせて規模を拡大できる柔軟性の高いプロジェクト・タスク管理ソリューションです。
現在では YouTrack によって 30 人以上の弁護士と 2,000 人以上の JetBrains 社員が 1 つの場所でつながっています。JetBrains チームのメンバーは誰でも YouTrack で新しいリクエストを法務チームに提出でき、法務チームはそのリクエストを処理するプロセスの構成を決定できます。リクエストは既定の 18 タイプから選択して提出できるようになっています。タスクを適切な担当者に割り当てるなどの一部の定型業務は YouTrack の自動化に委任され、各弁護士の時間が節約されています。また、ちょっとした法的な質問や法的リクエストの最適な提出方法に関する質問に使用できる社内用の JetBrains Slack チャンネルも用意されています。
法務チームは仕事を効率化して FAQ による支援を提供するため、ドキュメントテンプレートと FAQ の回答を含む社内ナレッジベースを作成し、社内の誰もがアクセスできるようにしました。チームの作業プロセスの説明を含むナレッジベースは新しい弁護士のオンボーディングにも使用されています。
Jan Ondrus
JetBrains 上級法律顧問
「JetBrains の法務チームは年に 1,600 件を超える法的支援のリクエストを受けています。当社では YouTrack を日常的に使用することで、個々のリクエストを個別の法務プロジェクトにまとめて追跡し、関係者の情報を文書化し、法的解決策を共有し、必要に応じて社内の承認を記録しています」
Jelizaveta Jurickova
JetBrains 下級法律顧問
「YouTrack によってオンボーディングを非常に素早く簡単に終えることができました。新任の法務社員の教育に役立っています」
YouTrack では主に 2 つの方法でリクエストを管理できます。1 つのプロジェクトですべてを受ける方法と、司法管轄区別に異なるプロジェクトで受けるといった方法です。JetBrains 法務チームはすべての拠点からあらゆるタイプのリクエストを受けるための窓口を一元化してプロセスを合理化し、誤って提出されたタスクを拠点関連のプロジェクトから別のプロジェクトに移動することで発生しうるミスをなくすことができました。この方法にはすべてのデータが 1 か所に保管されるため、簡単にアクセスできるというメリットもあります。
チームはプロジェクトのデータの履歴にアクセスできる YouTrack の機能をよく使用しています。この機能は解決済みまたは進行中の依頼の監査証跡を管理するのに役立っています。たとえば新製品の発売に関連する複雑な依頼の場合、関連タスクを簡単に参照できるとより迅速に処理できます。チームが JetBrains AI を発表した際には、プロジェクトフィルターと AI-legal タグを使用して似たような解決済みのケースを検索しました。
また、すべての関連する情報を進行中のタスク内で要約しておくことで、チームの作業を単純化して生産性を高められます。チームメンバーは多種多様なメールを探す代わりに、期日、添付ファイル、関係者からの更新情報などの詳細を提供する 1 つの YouTrack タスクから関連するリクエスト情報を確認することができます。
「YouTrack は監査証跡の管理に役立っています。あらゆるリクエストの解決履歴にアクセスできるため、潜在的な未知のリスクを減らすことができます」
JetBrains 一般法務部責任者
法的リクエストのタイプを問わず、チームによるその解決方法に応じた固有のタスクテンプレートが必要です。チームは YouTrack を使用することで、余計な手動入力を行わずにタスクをその場でカスタマイズできるようにプロセスを自動化しました。リクエスト作成者が legal type を選択すると、フィールドテンプレートとそのリクエストのタイプに対応した説明の作成方法に関する固有のガイダンスによってタスクが更新されます。YouTrack はリクエスト作成者の最初の入力に基づいて事前入力済みのフィールドも追加します。たとえば、YouTrack はリクエストで特定された司法管轄区に基づいてタスクを関連する関係者に自動的に割り当て、通知を送信します。
「それぞれのリクエストタイプに意思決定木を定義することで、大幅に時間を節約しています。また、カスタムの自動化を利用してさまざまな配信ルールを設定し、デフォルトのシステムをより迅速に再構成することで、リクエストをリアルタイムに自動更新しています」
JetBrains 一般法務部責任者
YouTrack ワークフローによる自動化は、非公開で管理する必要のある法的リクエストにも適用されました。非公開のリクエストが作成されると、YouTrack は直ちにそのタスクの表示対象を一部の事前定義済みグループに制限します。たとえば、人事部門の法的リクエストは法務チーム、リクエスト作成者、および司法管轄国の人事部マネージャーのみが表示できます。
チームは選択したタスクの情報を制限するプライバシー機能も使用しています。たとえば Finance controlling review 状態のフィールドは Finance controlling reviewer の担当者のみが変更できます。この機能はリクエスト作成者に要求される情報をより適切に理解させ、発生しうるミスを未然に防ぐのにも役立っています。
「YouTrack は弁護士向けの他のツールとは異なり、特定のプロジェクトのさまざまな要素を簡単に制限することができます。プロジェクトを弁護士のみが表示できるようにしたり、一部のタスクまたはフィールドへのアクセスを少数の関係者に制限したりできます」
JetBrains 法律顧問
チームは Submitted から Solved まで、各法務タスクの状態フィールドを統一することにしました。この方法により、複数のリクエストの分析を同時に改善できました。
チームの一部の弁護士は個人のアジャイルボードをタスクの状態別に構成しています。これによってすべてのリクエストが解決ステータスごとに列でグループ化されるため、弁護士は同じステータス内のすべてのリクエストに簡単にアクセスできます。この種のボードはさらにカスタマイズ可能です。たとえば、以下の 2 つ目の画像のように、Due date(期日)や Legal type ごとにリクエストを横方向のスイムレーンに分割することができます。
ダッシュボードとレポートはチームのあらゆるニーズに合わせて使用されており、特にマネージャーには多数のインサイトがもたらされています。たとえば、法務チームには各チームメンバーに割り当てられたタスクのリストや各弁護士に割り当てられたリクエストの件数を分析するのに役立つダイアグラムなどを表示する自動更新ウィジェットを含む共有ダッシュボードがあります。
レポートは主に履歴データの処理に使用されており、ダッシュボードに追加することも可能です。たとえば、チームはレポートを使用してリクエストのタイプや司法管轄区別に分けて解決したリクエストの件数を追跡しています。また、マネージャーは現在のレポートと過去のレポートを比較し、チームのパフォーマンスを経時的に分析することもできます。
JetBrains 法務チームはタスクのコメントで全社員と効率よくやり取りできるという YouTrack のメリットも非常に気に入っています。提出されたリクエストに何らかの変更がある場合、リクエスト作成者は新しいコメントを追加してすべての関係者に同時に通知したり、非公開コメントで特定のユーザー宛に通知したりできます。弁護士はメール通知によって作業が楽になり、タグ付けされた場合に YouTrack に戻ることができます。
「チームメンバー全員が 1 つのツールでつながっているため、コミュニケーションが大幅に改善されています」
JetBrains 法律顧問
「タスク調整時間を 30% 短縮し、顧客満足度を 45% 増加させたブティック系法律事務所のアジャイル変革。チームは YouTrack によって案件の進捗監視と日常的な法務ワークフローを大きく変えることができました。」
「プロジェクト内のすべてのチケットのステータスと次に完了すべき項目を簡単に確認できます。YouTrack ではプロセスを視覚的に確認できます。YouTrack を使用していなければ、数週間後には間違いなく混乱に陥っていたでしょう」
「YouTrack は複数の異なるカスタムフィールドを追加したり、あらゆるタイプのプロセスに対応するようにワークフローを書いたりなど、大幅なカスタマイズが可能なのが最高ですね。YouTrack の柔軟性はゲーム開発業界に非常に適しています」
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