JetBrains 법무 팀은 전 세계 1,100만 명 이상의 전문가가 신뢰하는 20개 이상의 JetBrains 소프트웨어 개발 도구의 법적 무결성을 보장하는 데 중요한 역할을 합니다. 이 팀이 맡은 업무는 일반적인 요청부터 신제품 출시에 대한 복잡한 법무 작업에 이르기까지 매우 다양합니다. 새로운 프로젝트로 끊임없이 도전을 받고 있는 이 팀은 YouTrack을 맞춤 설정하여 13개 이상의 관할지에서 이루어지는 다양한 작업을 간소화합니다.
팀은 수년간 YouTrack을 사용해 왔습니다. 법무 부서에는 처음에 몇 명의 변호사만 있었지만 시간이 지나면서 노련한 변호사로 구성된 대규모 팀으로 성장했습니다. YouTrack은 점차 커져가는 법적 요구 사항에 따라 확장할 수 있는 유연한 프로젝트 및 작업 관리 솔루션입니다.
현재 YouTrack은 30명 이상의 변호사와 2,000명 이상의 JetBrains 직원을 한 곳에서 연결합니다. JetBrains 팀원은 누구나 YouTrack에서 법무 팀에 새 요청을 제출할 수 있으며, 법무 팀은 이를 처리하는 프로세스를 어떻게 구성할지 결정합니다. 요청은 18가지 사전 정의된 유형 중 하나로 제출할 수 있습니다. 작업을 적임자에게 할당하는 등의 일부 운영 루틴은 YouTrack 자동화 기능에 맡겨 각 변호사의 시간을 절약할 수 있었습니다. 또한 JetBrains 내부 Slack 채널도 마련되어 있으므로 간단한 법률 자문이나 법무 요청을 제출하는 가장 좋은 방법에 대한 질문을 이곳에서 할 수 있습니다.
효과적으로 작업하고 자주 묻는 질문에 대한 도움을 주기 위해 법무 팀은 회사 내 누구나 액세스할 수 있는 문서 템플릿과 FAQ 답변이 포함된 내부 지식 베이스를 구축했습니다. 지식 베이스는 법무 팀의 작업 프로세스를 설명해 주므로 새로운 변호사를 온보딩하는 데에도 사용됩니다.
Jan Ondrus
JetBrains 수석 법률 고문
"저희 법무 팀은 매년 1,600건 이상의 법률 지원 요청을 받습니다. 저희는 매일 YouTrack을 이용해 각 요청을 개별 법무 프로젝트로 정리 및 추적하고, 이해 관계자 정보를 문서화하고, 법무 솔루션을 공유하고, 필요한 경우 내부 승인을 기록합니다."
Jelizaveta Jurickova
JetBrains 법률 부고문
"YouTrack 덕분에 온보딩이 정말 빠르고 쉬워, 새로운 법무 직원을 교육하기가 수월해졌습니다."
YouTrack은 모든 요청을 단일 프로젝트에서 받거나 개별 프로젝트(예: 관할지별 프로젝트)에서 받는 두 가지 요청 관리 방식을 제공합니다. JetBrains 법무 팀은 모든 사무실에서 제출되는 모든 유형의 요청을 받는 중앙 집중식 진입점을 두면 프로세스가 간소화되고, 잘못 제출된 작업이 사무실별 프로젝트 사이를 이동하면서 발생할 수 있는 잠재적 오류를 제거하는 데 도움이 된다는 것을 알게 되었습니다. 이 접근 방식이 가진 또 다른 이점은 모든 데이터가 한 곳에 저장되어 쉽게 액세스할 수 있다는 것입니다.
팀에서 가장 좋아하는 YouTrack 기능은 프로젝트의 데이터 기록에 액세스하는 것입니다. 이는 해결되거나 진행 중인 모든 요청에 대한 감사 추적을 구성하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 관련 작업을 쉽게 참조할 수 있으면 신제품 출시와 관련된 복잡한 요청을 더 빠르게 처리할 수 있습니다. JetBrains AI를 출시했을 때 팀은 프로젝트 필터와 AI-legal 태그를 사용하여 유사한 해결 사례를 검색했습니다.
또한 진행 중인 작업 내에 모든 관련 정보를 요약하면 팀의 작업이 간소화되고 생산성이 향상됩니다. 팀원은 다양한 이메일을 살펴보는 대신 기한, 첨부 파일, 이해 관계자의 업데이트 등과 같은 세부 정보가 있는 단일 YouTrack 작업에서 관련 요청 정보를 볼 수 있습니다.
"YouTrack은 감사 추적을 구성하는 데 도움을 줍니다. 모든 요청 해결 내역에 액세스할 수 있어 알려지지 않은 잠재적 위험이 완화됩니다."
JetBrains 총괄 법무 책임자
모든 유형의 법무 요청에는 이를 해결하려는 팀의 접근 방식에 따라 고유한 작업 템플릿이 필요합니다. YouTrack에서는 이 프로세스를 자동화하여 추가적인 수동 입력 없이도 작업이 즉석에서 사용자 지정됩니다. 요청자가 법무 유형을 선택하면 해당 요청 유형의 설명 작성 방법에 대한 구체적인 지침과 필드 템플릿을 통해 작업이 업데이트됩니다. 또한 요청자의 초기 입력 내용에 따라 YouTrack에서 미리 채워진 필드를 추가합니다. 예를 들어, YouTrack에서 자동으로 작업이 할당되고 요청에서 확인된 관할지에 따라 관련 이해 관계자에게 알림이 전송됩니다.
"각 요청 유형에 대한 의사결정 트리를 정의하면 시간을 대폭 줄일 수 있습니다. 또한 맞춤형 자동화를 이용하면 다양한 배포 규칙을 설정하고 디폴트 시스템을 더 빠르게 재구성하여 요청을 실시간으로 자동 업데이트할 수 있습니다."
JetBrains 총괄 법무 책임자
YouTrack 워크플로를 통한 자동화는 비공개로 관리해야 하는 법적 요청에도 적용되었습니다. 비공개 요청이 생성되면 YouTrack에서 즉시 사전 정의된 특정 사람들에게만 작업이 표시되도록 제한됩니다. 예를 들어, HR의 법적 요청은 법무 팀, 요청자 및 관할지 국가의 HR 관리자에게만 표시됩니다.
팀에서 사용하는 또 다른 보안 기능은 선택한 작업 정보를 제한하는 것입니다. 예를 들어, Finance controlling review(재무 관리 검토) 상태 필드는 Finance controlling reviewer(재무 관리 검토자) 담당자만 수정할 수 있습니다. 그러면 어떤 정보가 요구되는지를 요청자가 더 잘 이해할 수 있어 실수할 가능성이 줄어듭니다.
"YouTrack은 특정 프로젝트의 다양한 측면을 쉽게 제한할 수 있다는 점에서 변호사를 위한 다른 도구와 차별화됩니다. 프로젝트를 담당 변호사에게만 표시할 수 있으며, 일부 작업이나 필드에 대한 액세스를 몇몇 관련 이해 관계자로만 제한할 수 있습니다."
JetBrains 법률 고문
이 팀은 각 법률 업무에 대한 상태 필드를 Submitted(제출됨)에서 Solved(해결됨)로 통합하기로 결정했습니다. 이 접근 방식은 여러 요청을 동시에 분석하는 데 도움이 되었습니다.
팀의 변호사 중 일부는 작업 상태별로 개인 애자일 보드를 구성합니다. 즉, 모든 요청은 열에서 해결 상태를 기준으로 그룹화되고 변호사는 동일한 상태 내의 모든 요청으로 쉽게 이동할 수 있습니다. 이러한 유형의 보드는 추가적으로 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 아래 두 번째 이미지처럼 요청을 Due date(기한) 또는 Legal type(법무 유형)별로 가로로 나열된 스윔레인 그룹으로 분할할 수 있습니다.
대시보드와 보고서는 모든 팀의 요구 사항에 적합하며, 특히 관리자에게 인사이트를 제공합니다. 예를 들어, 법무 팀은 각 팀원에게 할당된 작업 목록, 각 변호사가 할당한 요청 수를 분석하는 데 쓰이는 다이어그램 등을 표시하는 위젯이 있는 대시보드를 공유했습니다. 이 위젯은 자동으로 업데이트됩니다.
보고서는 주로 과거 데이터로 작업하는 데 사용되며, 이 또한 대시보드에 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 보고서를 요청 유형이나 관할지를 기준으로 구분하여 해결된 요청 수를 추적할 수 있습니다. 또한, 관리자는 현재 보고서를 이전 보고서와 비교하여 시간 경과에 따른 팀의 성과를 분석할 수 있습니다.
JetBrains 법무 팀이 좋아하는 YouTrack의 또 다른 장점은 작업 코멘트에서 모든 직원과 간단히 의사 소통할 수 있다는 점입니다. 제출된 요청 내에 변경 사항이 있는 경우, 요청자는 새 코멘트를 추가하여 모든 이해 관계자에게 동시에 알리거나 특정 사용자에게 비공개 코멘트로 알릴 수 있습니다. 변호사가 이메일 알림을 보고 태그가 지정되면 간단히 YouTrack으로 돌아와 작업을 계속합니다.
"모든 팀원이 하나의 도구로 연결되기 때문에 커뮤니케이션이 크게 개선됩니다."
JetBrains 법률 고문
"작업 조율 시간을 30% 단축하고 고객 만족도를 45% 끌어올린 소규모 로펌의 민첩한 전환. YouTrack은 팀이 사건 진행 모니터링과 일상적인 법률 워크플로를 혁신하는 데 도움을 주었습니다."
"프로젝트의 모든 티켓 상태와 수행할 다음 작업을 간편하게 확인할 수 있습니다. YouTrack을 이용하면 프로세스가 명확하게 보이죠. 몇 주간 사용해 보니 YouTrack 없이는 아주 혼란스러웠을 거라는 걸 확실히 알겠더군요."
"YouTrack의 가장 큰 장점은 자유롭게 설정할 수 있다는 것입니다. 다양한 사용자 지정 필드 추가는 물론 모든 종류의 프로세스를 지원하는 워크플로 작성까지 가능합니다. YouTrack이 제공하는 유연성은 게임 개발 업계에 정말 적합합니다."
JetBrains에서 클라우드로 호스팅