A Holubová advokáti colaborou com a AgiLawyer, uma agência de assessoria completa na vanguarda da revolução dos serviços jurídicos na era digital.
Setor | Área jurídica |
---|---|
Localização | República Tcheca |
Tamanho da empresa | 1 a 25 |
30%
menos tempo gasto na coordenação de tarefas
92%
satisfação dos clientes
25%
aumento da receita por advogado
Como muitos escritórios de advocacia, a Holubová advokáti viu-se lutando com as complexidades da prática jurídica moderna. Sua abordagem tradicional de gerenciamento de projetos não estava conseguindo acompanhar a crescente complexidade dos processos, o nível cada vez maior das expectativas dos clientes e a importância fundamental de uma colaboração harmônica. Os problemas críticos estavam claros: gerenciamento ambíguo de tarefas, esforços duplicados e falta de visibilidade em tempo real do andamento dos processos. Os advogados estavam tendo dificuldades para priorizarem suas tarefas de forma eficaz e não perderem de vista prazos críticos.
A direção do escritório reconheceu que era necessária uma mudança fundamental para liberar o verdadeiro potencial da sua equipe jurídica e entregar resultados inigualáveis aos clientes. Ao adotar metodologias ágeis e tirar proveito dos recursos de ponta do YouTrack, a equipe de 10 profissionais jurídicos revolucionou seu gerenciamento de tarefas, seu monitoramento do andamento das causas e seu fluxo de trabalho em geral.
A Holubová advokáti criou um hub central de coordenação de tarefas usando outro sistema jurídico, o LegiSpace, integrado ao YouTrack. Cada ação foi meticulosamente registrada, priorizada e acompanhada. A equipe usou um conjunto variado de recursos do YouTrack, como agile boards, acompanhamento de tempo e automatização de processos, para aumentar a produtividade dos funcionários e impulsionar os resultados de negócios para além do trabalho jurídico.
Para trabalhar de forma eficaz e ajudar com perguntas frequentes, a equipe jurídica criou uma base interna de conhecimento com modelos de documentos e respostas a perguntas frequentes, acessíveis a todos no escritório. Essa base de conhecimento contém descrições dos processos de trabalho da equipe e também é usada para integrar novos advogados.
Klára Dvořáková
Sócia-diretora, Holubová advokáti
"A AgiLawyer nos apresentou um método ágil de liderança de equipes e começamos a usar o YouTrack um mês antes do início da pandemia de COVID. Naquela época, nossa equipe de 10 pessoas se espalhou pela República Tcheca e todos passaram a trabalhar on-line. De repente, com a implementação do YouTrack e a introdução do planejamento e de reuniões diárias de atualização, tudo ficou muito conveniente."
A primeira etapa consistiu em reformular os processos de gerenciamento de tarefas no escritório. Com sua interface intuitiva e conjunto robusto de recursos, o YouTrack tornou-se o hub central de todas as tarefas, desde a preparação das causas até a comunicação com os clientes. Essa abordagem ajudou a garantir que nada escapasse do controle e levou a uma redução de 30% no tempo gasto na coordenação de tarefas e também de 30% nas tarefas duplicadas.
"Não consigo imginar como as pessoas gerenciam as coisas por e-mail. Deve ser um caos, porque é complicado se lembrar de tudo. Com o YouTrack, todos simplesmente encontram as informações com as quais vêm trabalhando e é muito fácil coordenar isso."
Sócio-diretor, Holubová advokáti
A Holubová advokáti também passou seu sistema de gerenciamento de processos para o LegiSpace, uma plataforma de acompanhamento projetada para advogados. Para associar as informações dos processos no LegiSpace com as tarefas relacionadas no YouTrack, a equipe integrou o aplicativo do LegiSpace para o YouTrack. Esse aplicativo acrescenta ao YouTrack uma camada adicional de módulos de faturamento, cobrança, gerenciamento da relação com o cliente, relatórios de indicadores-chave de desempenho da área jurídica, integração com registros de empresas e outros. Ele permitiu ao escritório consolidar todos os aspectos das suas operações em uma única ferramenta coesa, melhorando ainda mais sua eficiência e os serviços aos clientes.
"Personalizamos o YouTrack para nossas necessidades e ele faz exatamente o que queremos que ele faça. Eu não mudaria nada."
Gerente de contas estratégicas, Holubová advokáti
A Holubová advokáti utilizou os agile boards e fluxos de trabalho personalizados do YouTrack para revolucionar o monitoramento do andamento dos processos. Os agile boards foram configurados através da abordagem Kanban. Cada tarefa era gerenciada em cada etapa do processo jurídico, permitindo aos advogados visualizarem o andamento, identificarem gargalos e abordarem os desafios de forma pró-ativa. Isso ajudou os advogados a gerenciarem suas tarefas de forma transparente e com respostas eficazes.
No centro da transformação ágil da Holubová advokáti estava um compromisso profundo com o empoderamento dos seus profissionais jurídicos. O recurso do YouTrack de acompanhamento do tempo forneceu insights valiosos sobre como os advogados estavam utilizando seu tempo, possibilitando tomadas de decisões orientadas por dados e melhorias direcionadas dos processos. O investimento do escritório em treinamento e orientação valeu a pena, com um aumento notável de 25% na produtividade dos advogados.
É claro que a jornada teve seus desafios. A adaptação a novos fluxos de trabalho e ferramentas exigiu um investimento em tempo e esforço, com cada membro da equipe passando por uma média de 15 horas de treinamento. A personalização do YouTrack para atender às necessidades específicas de um escritório especializado de advocacia precisou de 120 horas de trabalho dedicado de configuração.
"É a coisa mais fácil para nós acompanhar o histórico de um processo. Quando um advogado sai e outro tem que assumir o processo, o novo advogado pode visualizar todo o histórico nos comentários de tarefas e nos arquivos anexos."
Gerente de contas estratégicas, Holubová advokáti
A Holubová advokáti descobriu que os princípios ágeis poderiam transformar aspectos-chave das suas operações para além do trabalho nos processos. No marketing e no desenvolvimento de negócios, a implementação dos recursos do YouTrack levou a um aumento significativo da aquisição de novos clientes. Esse aumento veio da capacidade de acompanhar precisamente a geração de leads, agir rapidamente nas estratégias de campanha e tomar decisões orientadas por dados em tempo real. O resultado foi uma notável melhoria nas métricas de desempenho de campanha, aumentando a visibilidade do escritório e a qualidade dos leads.
A satisfação dos clientes também subiu para um nível sem precedentes de 92%, enquanto a reputação do escritório como centrado no cliente e em práticas ágeis alimentou um aumento de 30% na retenção dos clientes e de 25% nas indicações de clientes. Internamente, essa transformação incentivou uma cultura de colaboração, aperfeiçoamento contínuo e bem-estar dos funcionários.
Embora outros setores, como a gestão financeira, também tenham se beneficiado, foi o impacto no marketing que demonstrou claramente como processos ágeis podem revolucionar as estratégias de crescimento e o posicionamento competitivo de um escritório de advocacia no mercado jurídico. O escritório obteve ganhos significativos de lucratividade ao otimizar tarefas administrativas e diminuir as horas não faturáveis em impressionantes 30%. Como resultado, o cálculo da receita por advogado demonstrou um aumento de 25%. Para a Holubová advokáti e a AgiLawyer, isso disse muito sobre o poder dos processos ágeis para criarem resultados finais.
"Muitas equipes da JetBrains desenvolvem produtos de software, e nós, como equipe jurídica, ajudamos a lançar essas ferramentas. Fornecemos suporte jurídico para produtos que contam com a confiança de 11 milhões de profissionais em todo o mundo. Nossa equipe lida com 18 tipos de solicitações em mais de 13 jurisdições, e soluções inteligentes como o YouTrack nos ajudam a trabalhar com mais eficiência."
"É muito fácil visualizar o status de todos os tickets de um projeto e ver o que precisa ser feito em seguida. O YouTrack ajuda a trazer essa visibilidade a um processo. Ficou bastante claro, após algumas semanas, que estaríamos nos afogando no caos se não estivéssemos usando o YouTrack."
"O melhor do YouTrack é que você pode personalizar muito, como adicionar diferentes campos personalizados e escrever workflows para cobrir todos os tipos de processos. A flexibilidade que o YouTrack oferece é muito adequada para o setor de desenvolvimento de jogos."
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