Setor | Desenvolvimento de software |
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Localização | Global |
Tamanho da empresa | Mais de 1000 |
Função da equipe | Jurídico |
Tamanho da equipe | 25 a 50 |
A equipe jurídica da JetBrains é essencial para garantir a integridade legal das mais de 20 ferramentas de desenvolvimento de software da empresa, nas quais mais de 11 milhões de profissionais confiam em todo o mundo. As tarefas da equipe variam muito, desde solicitações comuns até trabalhos jurídicos complexos sobre lançamentos de novos produtos. Desafiando-se constantemente com novos projetos, a equipe personaliza o YouTrack para simplificar seu trabalho diversificado em mais de 13 jurisdições.
A equipe vem usando o YouTrack há muitos anos. Durante esse tempo, o departamento jurídico cresceu de alguns advogados para uma equipe grande e experiente. O YouTrack é uma solução flexível de gerenciamento de projetos e tarefas que pode ser dimensionada de acordo com suas crescentes necessidades jurídicas.
Agora, o YouTrack ajuda a conectar mais de 30 advogados com mais de 2.000 funcionários da JetBrains em um só lugar. Qualquer membro da equipe da JetBrains pode enviar uma nova solicitação no YouTrack para a equipe jurídica, que então decide como o processo de tratamento será estruturado. As solicitações podem ser enviadas como um dos 18 tipos predefinidos. Algumas rotinas operacionais, como a atribuição de tarefas à pessoa certa, foram delegadas às automações do YouTrack, economizando o tempo de cada advogado. Há também um canal interno no Slack da JetBrains para pequenas consultas jurídicas e perguntas sobre a melhor maneira de enviar uma solicitação jurídica.
Para trabalhar de maneira eficaz e ajudar com as perguntas frequentes, a equipe jurídica criou uma Base de Conhecimento interna com modelos de documentos e respostas a perguntas frequentes que são acessíveis a todos na empresa. Com descrições dos processos de trabalho da equipe, a Base de Conhecimento também é usada para integrar novos advogados.
Jan Ondrus
Consultor jurídico sênior da JetBrains
"Nossa equipe jurídica recebe mais de 1.600 solicitações de suporte jurídico anualmente. Contamos com o YouTrack diariamente para organizar e acompanhar cada solicitação como um projeto jurídico individual, documentar as informações das partes interessadas, compartilhar nossas soluções jurídicas e registrar aprovações internas quando necessário."
Jelizaveta Jurickova
Consultor jurídico júnior da JetBrains
"Com o YouTrack, minha integração foi muito rápida e fácil. Ele ajuda a educar nossos novos funcionários jurídicos."
O YouTrack oferece duas abordagens principais para o gerenciamento de solicitações: receber tudo em um único projeto ou projetos separados, por exemplo, divididos por jurisdição. A equipe jurídica da JetBrains descobriu que um ponto de entrada centralizado para cada tipo de solicitação em todos os escritórios simplificou seus processos e ajudou a eliminar possíveis erros causados pela transferência de tarefas enviadas incorretamente de um projeto relacionado a um escritório para outro. Outro benefício dessa abordagem é que todos os dados são armazenados em um único local e podem ser acessados com facilidade.
A capacidade de acessar o histórico de dados dos projetos é o recurso do YouTrack favorito da equipe. Ele ajuda a organizar uma trilha de auditoria de todas as solicitações resolvidas ou em andamento. Por exemplo, solicitações complexas relacionadas a lançamentos de novos produtos podem ser processadas mais rapidamente quando as tarefas relacionadas podem ser facilmente referenciadas. Quando a equipe lançou o JetBrains AI, ela procurou processos similares que foram resolvidos usando um filtro de projeto e a tag AI-legal.
Além disso, ter todas as informações relevantes resumidas nas tarefas em andamento simplifica o trabalho da equipe e aumenta sua produtividade. Em vez de examinarem vários e-mails, os membros da equipe podem visualizar as informações relevantes da solicitação numa única tarefa do YouTrack que fornece detalhes como datas de vencimento, anexos, atualizações das partes interessadas e muito mais.
"O YouTrack nos ajuda a organizar trilhas de auditoria. A capacidade de acessar o histórico de qualquer resolução de solicitação reduz possíveis riscos desconhecidos."
Chefe do departamento jurídico geral da JetBrains
Cada tipo de solicitação jurídica precisa de um modelo de tarefa exclusivo com base na abordagem da equipe para resolvê-la. Com o YouTrack, a equipe automatizou o processo, de modo que a tarefa é personalizada em tempo real, sem a necessidade de entrada manual adicional. Depois que o solicitante seleciona o tipo jurídico, a tarefa é atualizada com um modelo de campo e orientação específica sobre como compor a descrição para esse tipo de solicitação. O YouTrack também adiciona campos pré-preenchidos com base nas entradas iniciais do solicitante. Por exemplo, o YouTrack atribui automaticamente a tarefa e notifica as partes interessadas relevantes com base na jurisdição identificada na solicitação.
"Economizamos muito tempo ao definir a árvore de decisões para cada tipo de solicitação. Também empregamos automações personalizadas que ajudam a definir várias regras de distribuição e reconfiguram o sistema padrão com mais rapidez, atualizando automaticamente as solicitações em tempo real."
Chefe do departamento jurídico geral da JetBrains
Automações via workflows do YouTrack também foram aplicadas a solicitações legais que precisam ser gerenciadas de maneira privada. Depois que uma solicitação privada é criada, o YouTrack restringe imediatamente a visibilidade da tarefa a um grupo selecionado e predefinido de pessoas. Por exemplo, solicitações legais de RH são visíveis apenas para a equipe jurídica, o solicitante e os gerentes de RH do país de jurisdição.
Outro recurso de privacidade usado pela equipe é a capacidade de restringir informações de tarefas selecionadas. Por exemplo, o campo de estado Finance controlling review (Revisão de controle financeiro) pode ser modificado somente por uma pessoa designada como Finance controlling reviewer (Revisor de controle financeiro). Essa funcionalidade também ajuda os solicitantes a entender melhor quais informações são exigidas deles, evitando possíveis erros.
"O YouTrack difere de outras ferramentas para advogados, pois oferece a capacidade de restringir facilmente vários aspectos de um projeto específico. Você pode tornar o projeto visível apenas para seus advogados, e o acesso a algumas tarefas ou campos pode ser restrito a algumas partes interessadas relevantes."
Conselho jurídico da JetBrains
A equipe decidiu unificar o campo de estado de cada tarefa jurídica - de Submitted (Enviado) para Solved (Enviado). Essa abordagem melhorou a análise de várias solicitações simultaneamente.
Alguns dos advogados da equipe configuram Agile Boards pessoais por estado de tarefa. Isso significa que todas as solicitações são agrupadas em colunas por seu status de resolução, e os advogados podem navegar facilmente para todas as solicitações no mesmo estado. É possível personalizar ainda mais esse tipo de board, por exemplo, dividindo as solicitações em grupos de raias horizontais por Data de vencimento ou Legal type (Tipo jurídico), conforme mostrado na segunda imagem abaixo.
Dashboards e relatórios são usados para todas as necessidades da equipe e são especialmente úteis para os gerentes. Por exemplo, a equipe jurídica tem dashboards compartilhados com widgets atualizados automaticamente que exibem listas de tarefas atribuídas a cada membro da equipe, diagramas que ajudam a analisar o número de solicitações atribuídas a cada advogado e muito mais.
Relatórios são usados principalmente para trabalhar com dados históricos e também podem ser adicionados aos dashboards. Por exemplo, a equipe os utiliza para rastrear quantas solicitações foram resolvidas, divididas por tipo de solicitação ou jurisdição. Além disso, os gerentes podem comparar os relatórios atuais com os anteriores para analisar o desempenho da equipe ao longo do tempo.
Outro benefício do YouTrack que a equipe jurídica da JetBrains adora é a capacidade de agilizar a comunicação com todos os funcionários nos comentários das tarefas. Se há alguma alteração em uma solicitação enviada, o solicitante pode adicionar um novo comentário para notificar simultaneamente todas as partes interessadas ou dirigir-se a usuários específicos com um comentário privado. É fácil para os advogados trabalharem com notificações por e-mail e voltarem ao YouTrack quando são marcados.
"Como todos os membros da equipe estão conectados em uma única ferramenta, nossa comunicação melhorou muito."
Conselho jurídico da JetBrains
"A transformação ágil de um escritório especializado de advocacia, que levou a uma redução de 30% no tempo gasto na coordenação de tarefas e um aumento de 45% na satisfação dos clientes. O YouTrack ajudou a equipe a revolucionar o monitoramento do andamento dos processos e os fluxos de trabalho jurídicos de rotina."
"É muito fácil visualizar o status de todos os tickets de um projeto e ver o que precisa ser feito em seguida. O YouTrack ajuda a trazer essa visibilidade a um processo. Ficou bastante claro, após algumas semanas, que estaríamos nos afogando no caos se não estivéssemos usando o YouTrack."
"O melhor do YouTrack é que você pode personalizar muito, como adicionar diferentes campos personalizados e escrever workflows para cobrir todos os tipos de processos. A flexibilidade que o YouTrack oferece é muito adequada para o setor de desenvolvimento de jogos."
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