Сфера деятельности | Разработка программного обеспечения |
---|---|
Местоположение | по всему миру |
Количество сотрудников в компании | 1000+ |
Команда | юридический отдел |
Размер команды | 25-50 |
Команда юристов JetBrains обеспечивает правовую поддержку более чем 20 продуктов компании, которыми пользуются более 11 миллионов профессионалов по всему миру. Задачи команды разнообразны: от обработки повседневных обращений до решения сложных юридических вопросов при запуске новых продуктов. Постоянно сталкиваясь с новыми вызовами, команда использует YouTrack для для оптимизации своей работы в более чем 13 юрисдикциях.
Юристы JetBrains пользуются YouTrack уже много лет. За это время команда из нескольких человек выросла в целый отдел. YouTrack — гибкая система управления проектами и задачами, которая подстраивается под их растущие потребности.
Сейчас YouTrack обеспечивает связь между тридцатью юристами и более чем двумя тысячами сотрудников JetBrains. Любой сотрудник может обратиться к команде юристов через YouTrack, а они решат, как организовать обработку этого запроса. Для обращений предусмотрено 18 форматов, а некоторые рутинные процессы, такие как распределение задач внутри команды, автоматизированы, что экономит время. Для мелких вопросов и уточнений по оформлению обращений есть отдельный канал в Slack.
Чтобы работать эффективнее, команда создала внутреннюю базу знаний с шаблонами документов и ответами на часто задаваемые вопросы, доступную всем. Эта база также помогает новым сотрудникам познакомиться с процессами команды, чтобы быстрее влиться в работу.
Ян Ондрус
cтарший юрист, JetBrains
«Наша команда ежегодно получает больше 1600 запросов на юридическое сопровождение. Мы обрабатываем каждое обращение как отдельный проект, и YouTrack помогает нам фиксировать информацию, предоставленную заинтересованными сторонами, публиковать разработанные нами решения и при необходимости регистрировать этапы внутреннего согласования».
Елизавета Юрикова
младшая юристка, JetBrains
«Благодаря YouTrack мне удалось быстро и легко включиться в работу. Он очень помогает обучать новых сотрудников юридического отдела».
YouTrack предлагает два способа управления запросами: собирать все в одном проекте или разделять по юрисдикциям. Юристы JetBrains выбрали первый вариант, так как централизованный подход упрощает работу и снижает риск ошибок при переносе задач между проектами, привязанными к разным офисам. Плюс — все данные всегда под рукой в одном месте.
Больше всего сотрудники юридического отдела ценят в YouTrack возможность посмотреть историю данных по проекту. Это позволяет изучить работу по любым текущим или закрытым запросам. Например, сложные запросы, касающиеся запуска новых продуктов, можно обработать быстрее, когда легко найти связанные задачи. При запуске JetBrains AI команда искала похожие дела с помощью фильтра проектов и тега AI-legal.
Кроме того, когда в текущих задачах есть обзор всей необходимой информации, это упрощает работу и повышает ее продуктивность: сотрудникам отдела не надо искать данные по множеству электронных писем, достаточно посмотреть одну задачу в YouTrack, где есть все сроки, вложения, дополнительная информация от заинтересованных лиц и многое другое.
«YouTrack помогает нам организовывать аудит. Доступ к истории любого запроса снижает потенциальные риски».
руководитель юридического отдела JetBrains
Для каждого типа запроса предусмотрен свой шаблон задачи в зависимости от того, как команда планирует его решить. В YouTrack этот процесс автоматизирован — задача настраивается автоматически, без лишних действий. После выбора типа запроса задача автоматически заполняется нужными полями и подсказками по ее оформлению. YouTrack также подставляет предзаполненные поля на основе введённых данных. Например, система автоматически назначает задачу нужному сотруднику и отправляет уведомления всем, кому нужно, исходя из юрисдикции, указанной в запросе.
«Определив алгоритм обработки для каждого типа запроса, мы значительно экономим время. Мы также настроили автоматизации, которые помогают установить правила распределения задач и быстро перенастроить систему, автоматически обновляя запросы в реальном времени».
руководитель юридического отдела JetBrains
Автоматизации с использованиям рабочих процессов YouTrack также применяются к запросам, которые нужно обрабатывать конфиденциально. Как только создается приватный запрос, YouTrack сразу скрывает его ото всех, кроме заранее определенной группы людей. Например, запросы, связанные с HR, видны только команде юристов, автору запроса и HR-менеджерам в соответствующей стране.
YouTrack позволяет ограничить доступ к определенной информации в задаче. Например, поле состояния Finance controlling review может редактировать только сотрудник с ролью Finance controlling reviewer. Эта функция также помогает авторам запросов лучше понять, какую информацию они должны предоставить, и предотвращает возможные ошибки.
«В отличие от других инструментов, которыми пользуются юристы, YouTrack позволяет легко ограничить доступ к отдельным частям проекта. Например, вы можете сделать проект видимым только для вашей команды, а доступ к определенным задачам или полям предоставить лишь отдельным людям».
юристка, JetBrains
Команда решила унифицировать статусы всех юридических задач — от Submitted до Solved. Это упростило одновременный анализ множества запросов. Некоторые коллеги создают персональные Agile-доски, на которых задачи сортируются по статусу: запросы распределяются по колонкам в зависимости от этапа их выполнения, что облегчает навигацию. Доски можно настроить еще подробнее — например, разделив запросы на горизонтальные группы (свимлейны) по срокам или типам, как показано на втором изображении ниже.
Панели мониторинга и отчеты используются всей командой, но особенно полезны для руководителей. Например, у юристов есть общие панели мониторинга с автоматически обновляющимися виджетами, где отображаются списки задач, назначенных каждому сотруднику, диаграммы, позволяющие проанализировать число задач, назначенных каждому юристу, и многое другое.
Отчеты особенно удобны при работе с ретроспективными данными, и их тоже можно добавить на панели мониторинга. Отдел использует их, например, для отслеживания числа решенных запросов с группировкой по типу или юрисдикции. Кроме того, руководители могут сравнивать текущие и прежние отчеты и анализировать, как меняется продуктивность работы отдела.
Еще одно преимущество YouTrack, которое особенно нравится команде юристов JetBrains, — это общение в комментариях к задачам. Если в запрос были внесены изменения, его автор может добавить комментарий, адресованный всем заинтересованным лицам, или конфиденциальный комментарий для конкретных пользователей. Юристы получают уведомления по электронной почте и заходят в YouTrack, если их там упомянули.
«Поскольку вся команда работает в одном инструменте, наша коммуникация значительно улучшилась».
юристка, JetBrains
«Благодаря agile-трансформации юридической фирме удалось сократить время на координацию задач на 30% и повысить удовлетворенность клиентов на 45%. С помощью YouTrack команда полностью преобразовала ведение дел и оптимизировала повседневные процессы».
«В YouTrack очень легко посмотреть статус всех задач в проекте и понять, что делать дальше. Он обеспечивает наглядность процесса. Через пару недель стало понятно, что мы бы утонули в хаосе, если бы не использовали YouTrack».
«Лучшее в YouTrack — это возможность многое настроить: добавить различные поля, написать рабочие процессы для любых сценариев. Эта гибкость делает YouTrack идеальным для игровой индустрии».
Размещается в нашем облаке
Устанавливается на ваш сервер
Бесплатно для 10 пользователей