30%
任务协调上花费的时间减少百分比
92%
客户满意度
25%
每名律师贡献的收入增加百分比
像许多律师事务所一样,Holubová advokáti 发现自己正努力应对现代法律实践的复杂性。他们传统的项目管理方式无法跟上日益复杂的案件、不断提高的客户期望标准以及无缝协作的至高重要性。痛点显而易见:任务管理不明确、工作重复以及案件进展缺乏实时可见性。律师们难以有效地确定任务的优先级,也很难在关键截止日期上保持清晰的视线。
事务所的领导层认识到,要发挥其法务团队的真正潜力并提供无与伦比的客户价值,必须进行根本性转变。通过采用敏捷方法并利用尖端的 YouTrack 功能,这个由 10 名法律专业人员组成的团队彻底改变了他们的任务管理和案件进展监控的方式以及整体工作流。
Holubová advokáti 通过与 YouTrack 集成的另一套法律系统 LegiSpace 构建了一个任务协调中心。每个操作项都得到了细致的记录、优先级划分和跟踪。团队使用了各种各样的 YouTrack 功能(如敏捷面板、时间跟踪和自动化)来提高员工的工作效率并推动法律工作以外的业务成果。
为了有效工作和帮助解决常见问题,法务团队创建了一个内部知识库,其中包含文档模板和常见问题解答,公司中的每个人都可以访问。由于包含团队工作流程的描述,知识库还可用于培训新律师。
Klára Dvořáková
Holubová advokáti 管理合伙人
“AgiLawyer 向我们介绍了领导团队的敏捷方法,我们在新冠疫情爆发前一个月开始使用 YouTrack。当时,我们在捷克共和国的 10 人团队全部转为在线办公。随着 YouTrack 的实施以及规划和站会的引入,一切都变得如此方便。”
第一步是全面改革事务所的任务管理流程。YouTrack 凭借其直观的界面和强大的功能集,成为从案件准备到客户沟通等所有任务的中心枢纽。这种方式有助于确保万无一失,并将任务协调时间减少了 30%,任务重复率降低了 30%。
“我无法想象人们是如何通过电子邮件管理事务的。这肯定会造成混乱,因为很难记住所有事情。有了 YouTrack,每个人都能轻松找到他们一直在处理的信息,协调起来非常容易。”
Holubová advokáti 管理合伙人
Holubová advokáti 还将其案件管理系统切换到专为律师设计的跟踪平台 LegiSpace。为了将 LegiSpace 中的案件信息与 YouTrack 中的相关任务关联起来,团队集成了 LegiSpace YouTrack 应用。该应用为 YouTrack 增加了一层额外模块,用于开具发票、结算、客户关系管理、法律 KPI 报告、与商业注册的集成等。它使事务所能够将其运营的各个方面整合到一个单一、连贯的工具中,进一步提高了效率和客户服务水平。
“我们对 YouTrack 进行了个性化设计以满足我们的需求,它完全符合我们的要求。我没有什么想改变的。”
Holubová advokáti 大客户经理
Holubová advokáti 利用 YouTrack 的敏捷面板和自定义工作流彻底改变了他们的案件进展监控方式。敏捷面板采用看板方式进行配置。每个任务在法律流程的每个阶段都得到管理,使律师能够直观地了解进展、识别瓶颈并主动应对挑战。这有助于律师们以透明、响应迅速的方式管理任务。
Holubová advokáti 敏捷转型的核心是对其法律专业人员赋能的坚定承诺。YouTrack 的时间跟踪功能有助于了解律师利用时间的方式,帮助他们制定以数据为依据的决策并进行有针对性的流程改进。事务所在培训和指导方面的投资取得了回报,律师的工作效率显著提高了 25%。
当然,这一路并非没有挑战。适应新的工作流和工具需要投入大量的时间和精力,每个团队成员平均要接受 15 小时的培训。自定义 YouTrack 以满足一家精品律师事务所的独特需求,需要 120 个小时的专门配置工作。
“对我们来说,最简单的事情就是能够跟踪案件的历史。当一名律师离职,另一名律师需要接手案件时,他们可以在任务评论和附加文件中看到所有的历史记录。”
Holubová advokáti 大客户经理
Holubová advokáti 发现,敏捷原则可以在法律案件工作之外改变其运营的关键方面。在市场营销和业务发展方面,YouTrack 功能的实施显著增加了新客户的获取量。这种提升得益于精确跟踪潜在客户开发、快速迭代广告系列策略以及实时制定以数据为依据的决策的能力。结果是广告系列效果指标显著改善,提高了事务所的市场知名度和潜在客户质量。
客户满意度也飙升到空前的 92%,而事务所以客户为中心和敏捷做法的声誉则使客户留存率提高了 30%,客户推荐率提高了 25%。在内部,转型培育出一种以协作、持续改进和员工福祉为导向的文化。
虽然财务管理等其他领域也能从中获益,但对市场营销的影响清楚地表明,敏捷性可以彻底改变律师事务所的发展战略以及在法律市场中的竞争定位。通过简化行政任务并将非计费工时减少了高达 30%,事务所的盈利能力显著提升。因此,计算结果显示,每名律师贡献的收入增加了 25%。对于 Holubová advokáti 和 AgiLawyer 来说,这充分证明了敏捷性在推动收益结果方面的强大作用。
“JetBrains 的许多团队都在开发软件产品,我们法务团队则帮助发布这些工具。我们为全球 1100 万专业人士信赖的产品提供法务支持。我们的团队在超过 13 个司法管辖区处理 18 种类型的请求,YouTrack 等智能解决方案帮助我们更高效地工作。”
“查看项目中所有工单的状态以及接下来所需的操作十分容易。YouTrack 可以提供整个流程的信息。如果我们不使用 YouTrack,很显然几个星期以后,一切都会特别混乱。”
“YouTrack 最大的优点是可以进行大量自定义,例如添加不同的自定义字段,编写工作流以涵盖所有流程。YouTrack 提供的流畅性非常适合游戏开发行业。”
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