JetBrains 法务团队对于确保公司 20 多款软件开发工具的法律完整性至关重要,这些工具受到全球 1100 多万专业人士的信赖。团队的任务多种多样,涵盖常见请求和新产品发布的复杂法律工作。团队不断挑战新项目,定制 YouTrack 以简化超过 13 个司法管辖区中的多样化工作。
团队已经使用 YouTrack 很多年。在此期间,法务部门从几名律师发展成为一个庞大且成熟的团队。YouTrack 是一种灵活的项目和任务管理解决方案,可以根据不断增长的法务需求进行扩展。
现在,YouTrack 帮助在一个位置将 30 多名律师与 2,000 多名 JetBrains 员工相连。任何 JetBrains 团队成员都可以在 YouTrack 中向法务团队提交新请求,法务团队决定如何构建请求处理流程。请求可以作为 18 种预定义类型中的一种提交。某些运营安排(例如将任务指派给合适的人)被委托给 YouTrack 自动化,节省每位律师的时间。另外还有一个内部 JetBrains Slack 频道,用于处理小型法务查询和有关提交法务请求的最佳方式的问题。
为了有效工作和帮助解决常见问题,法务团队创建了一个内部知识库,其中包含文档模板和常见问题解答,公司中的每个人都可以访问。借助对团队工作流程的描述,知识库也可用于培训新律师。
Jan Ondrus
JetBrains 高级法律顾问
“我们的法务团队每年收到超过 1,600 个法务支持请求。我们日常依靠 YouTrack 组织和跟踪每个请求,作为单独的法务项目,记录利益相关者信息,分享我们的法律解决方案,并在必要时记录内部审批。”
Jelizaveta Jurickova
JetBrains 初级法律顾问
“借助 YouTrack,我的入职流程非常快速和轻松。它有助于培训我们的新法务员工。”
YouTrack 提供了两种主要的请求管理方式 – 在一个项目中接收所有请求,或将所有请求分入不同的项目(例如,按管辖区划分)。JetBrains 法务团队发现,为所有办事处的每种请求类型设置集中入口点简化了他们的流程,并帮助消除了因将错误提交的任务从一个办事处相关项目转移到另一个办事处相关项目而导致的潜在错误。这种方式的另一个好处是,所有数据都存储在一个位置,可以轻松访问。
团队最喜欢的 YouTrack 功能是项目的数据历史记录。这有助于组织已解决或正在进行的请求的审核跟踪。例如,在相关任务可以轻松引用时,与新产品发布有关的复杂请求可以更快处理。在团队推出 JetBrains AI 时,他们使用项目筛选器和 AI-legal 标签搜索类似的已解决案例。
此外,将所有相关信息汇总到正在进行的任务中可以简化团队工作并提高工作效率。团队成员无需翻阅各种电子邮件,只需从单个 YouTrack 任务中查看相关请求信息,任务提供了截止日期、附件、利益相关者动态等详细信息。
“YouTrack 帮助我们组织审核跟踪。访问任意请求解决方案的历史记录可以降低潜在的未知风险。”
JetBrains 法务负责人
每种类型的法务请求都需要一个基于团队问题解决方式的独特任务模板。借助 YouTrack,团队自动执行了流程,使任务可以实时定制,无需额外手动输入。在请求者选择法务类型后,任务将使用字段模板和有关如何编写此请求类型描述的具体指导进行更新。YouTrack 还会根据请求者的初始输入添加预填充字段。例如,YouTrack 将根据请求中确定的司法管辖区自动指派任务并通知相关利益相关者。
“通过为每个请求类型定义决策树,我们节省了大量时间。我们还采用定制自动化系统,协助设置各种分配规则并更快地重新配置默认系统,自动实时更新请求。”
JetBrains 法务负责人
通过 YouTrack 工作流实现的自动化也适用于需要不公开管理的法务请求。创建不公开请求后,YouTrack 会立即将任务可见性限制为所选预定义人群。例如,HR 法务请求仅对法务团队、请求者和司法管辖国家/地区的 HR 经理可见。
团队使用的另一个隐私功能是限制所选任务信息。例如,Finance controlling review(财务控制审核)状态字段只能由 Finance controlling reviewer(财务控制审核员)被指派者修改。此功能还可以帮助请求者更好地了解需要提供哪些信息,从而防止潜在错误。
“YouTrack 与其他律师工具不同,因为它可以轻松限制特定项目的各个方面。你可以让项目只对律师可见,并将某些任务或领域的访问权限限制给少数利益相关者。”
JetBrains 法律顾问
团队决定将每项法律任务的状态字段统一为 Submitted(已提交)和 Solved(已解决)。这种方式改进了多个请求的同时分析。
团队中的一些律师根据任务状态配置个人敏捷面板。这意味着所有请求都按其解决状态分组到列中,律师可以轻松导航到同一状态下的所有请求。此类面板可以进一步自定义,例如,按截止日期或 Legal type(法务类型)将请求划分为水平泳道群组,如下面第二张图所示。
仪表板和报告可用于满足所有团队需求,对于管理人员尤其有用。例如,法务团队共享了仪表板,其中包含会显示指派给每个团队成员的任务列表的可自动更新微件、有助于分析每个律师获派的请求数量的图表等。
报告主要用于处理历史数据,也可以添加到仪表板中。例如,团队使用它们来跟踪已解决的请求数量,并按请求类型或司法管辖区进行划分。此外,管理人员可以将当前报告与以前的报告进行对比,分析团队在一段时间内的表现。
JetBrains 法务团队喜爱的另一项 YouTrack 优势是能够在任务评论中简化与所有员工的沟通。如果提交的请求中有任何更改,请求者可以添加新评论以同时通知所有利益相关者,或使用不公开评论联系特定用户。律师可以轻松使用电子邮件通知并在收到通知后返回 YouTrack。
“由于所有团队成员都在一个工具中,我们的沟通得到了极大改善。”
JetBrains 法律顾问
“一家精品律师事务所的敏捷转型将任务协调时间减少了 30%,客户满意度提高了 45%。YouTrack 帮助该团队彻底改变了他们的案件进展监控方式和日常法律工作流。”
“查看项目中所有工单的状态以及接下来所需的操作十分容易。YouTrack 可以提供整个流程的信息。如果我们不使用 YouTrack,很显然几个星期以后,一切都会特别混乱。”
“YouTrack 最大的优点是可以进行大量自定义,例如添加不同的自定义字段,编写工作流以涵盖所有流程。YouTrack 提供的流畅性非常适合游戏开发行业。”
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