Holubová advokáti wurde von AgiLawyer unterstützt, einer Full-Service-Beratungsagentur, die an der Spitze der revolutionären Entwicklung der Rechtsberatung im digitalen Zeitalter steht.
Industrie | Recht |
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Ort | Tschechische Republik |
Firmengröße | 1–25 |
30 %
Zeiteinsparung bei der Aufgabenkoordination
92 %
Kundenzufriedenheit
25 %
mehr Einnahmen pro Anwalt
Wie viele andere Kanzleien hatte auch Holubová advokáti mit der Komplexität der modernen Rechtspraxis zu kämpfen. Das traditionelle Projektmanagement der Kanzlei hielt mit der zunehmenden Komplexität der Fälle, den ständig steigenden Kundenerwartungen und der zentralen Bedeutung einer unkomplizierten Zusammenarbeit nicht mehr Schritt. Die Probleme waren offensichtlich: unklare Aufgabenverwaltung, Doppelarbeit und fehlende Echtzeitinformationen zu Fallfortschritten. Die Anwält*innen hatten Mühe, ihre Aufgaben effektiv zu priorisieren und kritische Fristen im Blick zu behalten.
Die Kanzleiführung erkannte, dass ein grundlegender Wandel erforderlich war, um das volle Potenzial des Anwaltsteams zu erschließen und ein konkurrenzloses Maß an Kundennutzen zu schaffen. Durch die Einführung agiler Methoden und die Nutzung modernster YouTrack-Funktionen hat das 10-köpfige Rechtsteam das Aufgabenmanagement, die Überwachung des Fallfortschritts und den allgemeinen Arbeitsablauf revolutioniert.
Holubová advokáti baute einen zentralen Hub für die Aufgabenkoordination auf, wobei ein anderes auf Rechtskanzleien spezialisiertes System, LegiSpace, in YouTrack integriert wurde. Jeder Aktionspunkt wird akribisch protokolliert, priorisiert und getrackt. Das Team verwendet die vielfältigen Funktionen von YouTrack, darunter Agile-Boards, Zeiterfassung und Automatisierungen, um die Mitarbeiterproduktivität zu verbessern und die Geschäftsergebnisse auch abseits der juristischen Arbeit zu steigern.
Um die Arbeitseffektivität zu steigern und Abhilfe für häufige Probleme zu schaffen, hat das Rechtsteam eine interne Wissensdatenbank mit Dokumentenvorlagen und FAQ-Antworten angelegt, die allen Mitarbeitenden offen steht. Die Wissensdatenbank enthält auch Beschreibungen der teaminternen Arbeitsprozesse und erleichtert damit die Einarbeitung neuer Anwält*innen.
Klára Dvořáková
Geschäftsführende Partnerin, Holubová advokáti
„AgiLawyer hatte uns eine agile Methode der Teamführung vorgestellt, und einen Monat vor dem Covid-Ausbruch führten wir YouTrack ein. Damals war unser 10-köpfiges Team über die gesamte Tschechische Republik verteilt, und alle gingen online. Da wir YouTrack zusammen mit Planungs- und Stand-up-Meetings implementierten, war das alles plötzlich sehr praktisch.“
Der erste Schritt bestand in der Überarbeitung der Aufgabenverwaltungsprozesse des Unternehmens. Mit seiner intuitiven Bedienoberfläche und seiner robusten Funktionalität wurde YouTrack zum zentralen Hub für alle Aufgaben, von der Fallvorbereitung bis zur Kundenkommunikation. Dieser Ansatz sorgte dafür, dass nichts unter den Tisch fiel, sodass der Zeitaufwand für die Aufgabenkoordinierung und die Aufgabendopplung jeweils um 30% geschrumpft werden konnte.
„Ich kann mir nicht vorstellen, wie die Leute die Dinge über E-Mail managen. Das muss chaotisch sein, denn es ist schwierig, sich alles zu merken. Mit YouTrack finden alle unkompliziert die Informationen, an denen sie gearbeitet haben, und die Koordination ist sehr einfach.“
Geschäftsführender Partner, Holubová advokáti
Holubová advokáti hat auch das Fallverwaltungssystem umgestellt – auf LegiSpace, eine Tracking-Plattform für Rechtsanwälte. Um Fallinformationen aus LegiSpace mit den zugehörigen Aufgaben in YouTrack zu verknüpfen, verwendet das Team die YouTrack-App von LegiSpace. Die App erweitert YouTrack um eine zusätzliche Modulebene für Rechnungsstellung, Abrechnung, Kundenbeziehungsmanagement, KPI-Reporting mit rechtlichem Bezug, Integration mit Unternehmensregistern und mehr. So konnte die Firma alle Aspekte des Geschäftsbetriebs in einem einzigen, einheitlichen Tool konsolidieren und ihre Effizienz und ihren Kundenservice weiter verbessern.
„Wir haben YouTrack an unsere Bedürfnisse angepasst, und es funktioniert genau so, wie wir uns das wünschen. Es gibt nichts, was ich ändern würde.“
Hauptkundenbetreuerin, Holubová advokáti
Mit den Agile-Boards und den benutzerdefinierten Workflows von YouTrack revolutionierte Holubová advokáti die Überwachung des Fallfortschritts. Die Agile-Boards wurden nach dem Kanban-Ansatz konfiguriert. Der Managementprozess umfasst jede Aufgabe und jede Phase des juristischen Prozesses, sodass die Anwält*innen den Fortschritt visualisieren, Engpässe erkennen und Herausforderungen proaktiv angehen können. Dadurch können die Anwält*innen ihre Aufgaben transparent und reaktionsschnell verwalten.
Im Mittelpunkt der agilen Transformation von Holubová advokáti stand der ausgeprägte Wunsch, die juristischen Fachkräfte des Unternehmens bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Die Zeiterfassung in YouTrack bot wertvolle Einblicke in das Zeitmanagement der Anwält*innen und ermöglichte dadurch datengestützte Entscheidungen und gezielte Prozessverbesserungen. Die Investitionen der Kanzlei in Schulungen und Coaching zahlte sich aus, denn die Produktivität der Anwält*innen stieg um bemerkenswerte 25 %.
Natürlich verlief die Reise nicht ohne Herausforderungen. Die Einführung neuer Arbeitsabläufe und Tools erforderte Zeit und Mühe, wobei jedes Teammitglied durchschnittlich 15 Stunden Schulungen absolvierte. Die Anpassung von YouTrack an die besonderen Anforderungen einer spezialisierten Anwaltskanzlei nahm 120 Stunden an dedizierter Konfigurationsarbeit in Anspruch.
„Es ist sehr einfach für uns, den Verlauf eines Falles nachzuverfolgen. Wenn eine Anwältin ausscheidet und ein anderer den Fall übernehmen muss, kann er den gesamten Verlauf in den Aufgabenkommentaren und den angehängten Dateien nachvollziehen.“
Hauptkundenbetreuerin, Holubová advokáti
Holubová advokáti entdeckte, dass agile Prinzipien eine transformative Wirkung auf wichtige Aspekte der Betriebsabläufe über die juristische Fallbearbeitung hinaus hatten. Im Marketing und in der Geschäftsentwicklung führten die Funktionen von YouTrack zu einem deutlichen Plus bei der Neukundengewinnung. Ermöglicht wurde dieser Anstieg durch die Möglichkeit, die Leadgenerierung genau zu verfolgen, Kampagnenstrategien schnell zu ändern und datengestützte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Auf der Ergebnisseite waren deutliche Verbesserungen bei der Kampagnenperformance, der Marktpräsenz des Unternehmens und der Qualität der Leads zu beobachten.
Auch die Kundenzufriedenheit erreichte mit 92 % ungekannte Höhen, und der Ruf der Kanzlei als kundenorientiertes und agiles Unternehmen führte zu einer 30 %-igen Steigerung der Kundenbindung und 25 % mehr Kundenempfehlungen. Intern förderte die Transformation eine Kultur der Zusammenarbeit und der kontinuierlichen Verbesserung und trug zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden bei.
Zwar profitieren auch andere Bereiche wie das Finanzmanagement von den Ergebnissen, aber die Effekte im Marketing zeigen besonders deutlich, wie Agilität die Wachstumsstrategien einer Kanzlei und ihre Wettbewerbsposition auf dem Markt der Rechtsberatung revolutionieren kann. Durch die Rationalisierung der Verwaltungsaufgaben und die Reduzierung der nicht fakturierbaren Stunden um beeindruckende 30% hat das Unternehmen seine Rendite deutlich gesteigert. Im Ergebnis sind die Einnahmen pro Anwalt um 25% gestiegen. Für Holubová advokáti und AgiLawyer ist dies ein klarer Beleg dafür, wie durch Agilität die Betriebsergebnisse gesteigert werden können.
„Viele Teams bei JetBrains entwickeln Softwareprodukte, und wir, die Rechtsabteilung, helfen bei der Veröffentlichung dieser Tools. Wir bieten rechtlichen Support für Produkte, denen 11 Millionen Fachleute weltweit vertrauen. Unser Team bearbeitet 18 Arten von Anfragen in mehr als 13 Gerichtsbarkeiten, und intelligente Lösungen wie YouTrack helfen uns, effizienter zu arbeiten.“
„Es ist sehr einfach, den Status aller Tickets in einem Projekt zu überblicken und zu erkennen, was als Nächstes ansteht. YouTrack hilft, diesen Überblick über den Prozess zu behalten. Schon nach ein paar Wochen war klar, dass wir ohne YouTrack im Chaos versinken würden.”
„Das Beste an YouTrack ist, dass es sich an vielen Stellen individuell anpassen lässt. Man kann zum Beispiel benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder Workflows für beliebige Prozesse schreiben. Die Flexibilität von YouTrack ist optimal für die Game-Entwicklung.“
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