Holubová advokáti a collaboré avec AgiLawyer, une agence de conseil offrant des services complets, à l'avant-garde de la révolution des services juridiques digitalisés.
Domaine | Services juridiques |
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Localisation | République tchèque |
Taille de l'entreprise | 1–25 |
30 %
de temps en moins consacré à la coordination des tâches
92 %
de satisfaction des clients
25 %
d'augmentation des revenus par avocat
Holubová advokáti, comme de nombreux cabinets d'avocats, s'est retrouvé confronté aux complexités de la pratique juridique moderne. Son approche traditionnelle de la gestion de projet ne parvenait pas à suivre le rythme de la complexité croissante des dossiers, des attentes toujours plus élevées des clients et de l'importance primordiale d'une collaboration fluide. Les problèmes étaient clairs : une gestion ambiguë des tâches, une duplication des efforts et un manque de visibilité en temps réel sur l'avancement des dossiers. Les avocats avaient du mal à hiérarchiser efficacement les tâches et à garder une vision claire des échéances critiques.
La direction du cabinet a déterminé qu'un changement fondamental était nécessaire pour libérer le véritable potentiel de son équipe juridique et offrir une valeur sans précédent à ses clients. En adoptant des méthodologies agiles et en tirant parti des fonctionnalités de pointe de YouTrack, cette équipe de 10 professionnels du droit a révolutionné sa gestion des tâches, le suivi de l'avancement des dossiers et le workflow global.
Holubová advokáti a construit une plateforme centrale pour la coordination des tâches avec un autre système juridique, LegiSpace, intégré à YouTrack. Chaque élément d'action a été méticuleusement enregistré, hiérarchisé et suivi. L'équipe a utilisé un ensemble diversifié de fonctionnalités YouTrack, telles que les tableaux agiles, le suivi du temps et les automatisations, pour améliorer la productivité de ses employés et générer des résultats commerciaux, au-delà du travail juridique.
Pour travailler efficacement et répondre aux questions fréquentes, l'équipe juridique a créé une base de connaissances interne avec des modèles de documents et des réponses aux FAQ accessibles à tous les membres du cabinet. Grâce aux descriptions des processus de travail de l'équipe, la base de connaissances sert également à former de nouveaux avocats.
Klára Dvořáková
Associée directrice, Holubová advokáti
« AgiLawyer nous a présenté une méthode agile de direction d'équipes et nous avons commencé à utiliser YouTrack un mois avant le début du Covid. À cette époque, notre équipe de 10 personnes était éparpillée dans toute la République tchèque et tout est passé en ligne. Avec la mise en œuvre de YouTrack et l'introduction de la planification et des stand-up meetings, tout est soudainement devenu si pratique. »
La première étape consistait à remanier les processus de gestion des tâches du cabinet. YouTrack, avec son interface intuitive et son ensemble de fonctionnalités robustes, est devenu la plaque tournante pour toutes les tâches, de la préparation des dossiers à la communication avec les clients. Cette approche a permis de garantir que rien ne passe entre les mailles du filet et a conduit à une réduction de 30 % du temps consacré à la coordination des tâches et à une diminution de 30 % de la duplication des tâches.
« Je n'arrive pas à imaginer comment les gens gèrent les choses par e-mail. Cela doit être le chaos, car c'est compliqué de tout retenir. Avec YouTrack, chacun retrouve simplement les informations sur lesquelles il a travaillé, et c'est très simple de les coordonner. »
Associé directeur, Holubová advokáti
Holubová advokáti a également basculé son système de gestion de dossiers vers LegiSpace, une plateforme de suivi conçue pour les avocats. Pour relier les informations des dossiers de LegiSpace à une tâche connexe dans YouTrack, l'équipe a intégré l'application LegiSpace YouTrack. L'application ajoute une couche supplémentaire de modules à YouTrack pour la facturation clients/fournisseurs, la gestion de la relation client, le reporting des KPI juridiques, l'intégration avec les registres d'entreprises (et bien plus). Cela a permis à l'entreprise de fusionner tous les aspects de ses opérations dans un même outil cohérent, et a encore davantage amélioré son efficacité et son service client.
« Nous avons personnalisé YouTrack pour répondre à nos besoins, et il fait exactement ce que nous voulons qu'il fasse. Il n'y a rien que je veuille changer. »
Responsable grands comptes, Holubová advokáti
Holubová advokáti a tiré parti des tableaux agiles et des workflows personnalisés de YouTrack pour révolutionner le suivi de l'avancement de ses dossiers. Les tableaux agiles ont été configurés selon l'approche Kanban. Chaque tâche a été gérée à toutes les étapes du processus juridique, permettant aux avocats de visualiser l'avancement, d'identifier les goulots d'étranglement et de relever les défis de manière proactive. Cela a aidé les avocats à gérer leurs tâches de manière transparente et réactive.
La transformation agile de Holubová advokáti est née d'un profond engagement à faciliter le travail de ses professionnels du droit. La fonction de suivi du temps de YouTrack a fourni des informations précieuses sur la façon dont les avocats utilisaient leur temps, permettant une prise de décision basée sur les données et des améliorations ciblées des processus. L'investissement du cabinet dans la formation et le coaching a porté ses fruits, avec une augmentation remarquable de 25 % de la productivité des avocats.
Bien entendu, le parcours n'a pas été sans embûches. L'adaptation aux nouveaux workflows et outils a nécessité un investissement en temps et en efforts ; chaque membre de l'équipe a suivi en moyenne 15 heures de formation. La personnalisation de YouTrack pour répondre aux besoins uniques d'un cabinet d'avocats spécialisé a nécessité 120 heures de travail de configuration dédié.
« Le plus simple pour nous est de pouvoir retracer l'historique d'un dossier. Lorsqu'un avocat quitte le cabinet et qu'un autre doit reprendre le dossier, il peut voir tout l'historique dans les commentaires des tâches et les fichiers joints. »
Responsable grands comptes, Holubová advokáti
Holubová advokáti a découvert que les principes agiles pouvaient transformer des aspects essentiels de ses opérations au-delà des dossiers juridiques. Sur le plan du marketing et du développement commercial, la mise en oeuvre des fonctionnalités de YouTrack a conduit à une augmentation significative des acquisitions de nouveaux clients. Cette croissance a été rendue possible grâce à la capacité à suivre avec précision la génération de prospects, d'itérer rapidement sur les stratégies de campagne et de prendre des décisions basées sur les données en temps réel. Résultat : une nette amélioration des indicateurs de performance des campagnes, renforçant la visibilité de l'entreprise sur le marché et la qualité des prospects.
La satisfaction des clients a également grimpé jusqu'à un taux sans précédent de 92 %, tandis que la réputation du cabinet en tant que cabinet agile et centré sur ses clients a contribué à une augmentation de 30 % de la fidélisation des clients et une augmentation de 25 % des parrainages de clients. En interne, la transformation a nourri une culture de collaboration, d'amélioration continue et de bien-être des employés.
Même si d'autres domaines, comme la gestion financière, ont également constaté des avantages, l'impact sur le marketing a clairement démontré à quel point l'agilité peut révolutionner les stratégies de croissance et le positionnement concurrentiel d'un cabinet d'avocats sur le marché juridique. En rationalisant les tâches administratives et en réduisant les heures non facturables de 30 %, l'entreprise a réalisé d'importants gains de rentabilité. Le calcul du revenu par avocat a ainsi répercuté une augmentation de 25 %. Pour Holubová advokáti et AgiLawyer, cela en dit long sur le pouvoir de l'agilité pour stimuler les résultats nets.
« De nombreuses équipes chez JetBrains développent des produits logiciels et nous, en tant qu'équipe juridique, contribuons à la sortie de ces outils. Nous fournissons une assistance juridique pour des produits plébiscités par 11 millions de professionnels dans le monde. Notre équipe traite 18 types de demandes dans plus de 13 juridictions, et des solutions intelligentes telles que YouTrack nous aident à travailler plus efficacement. »
« On peut facilement voir l'état de tous les tickets d'un projet et ce qui doit être fait ensuite. YouTrack permet de fournir cette visibilité à un processus. Il était assez clair après quelques semaines que nous nous serions noyés dans le chaos si nous n'avions pas utilisé YouTrack. »
« Le meilleur atout de YouTrack est que vous pouvez personnaliser beaucoup de choses : ajouter divers champs personnalisés, ou rédiger des workflows pour couvrir toutes sortes de processus. La flexibilité qu'offre YouTrack convient très bien à l'industrie du développement de jeux. »
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