30%
タスク調整にかかる時間の短縮率
92%
顧客満足度
25%
法律家あたりの収益増加率
Holubová advokáti は、多くの法律事務所と同様に現代の複雑な法務に取り組んでいました。従来のプロジェクト管理手法では、案件の複雑化、顧客からの期待の増大、シームレスなコラボレーションの重要性の高まりに対応できなくなっていたのです。あいまいなタスク管理、重複する作業内容、案件の進捗をリアルタイムで確認できないことが問題であることは明らかでした。法律家はタスクの優先順位を効果的に決めたり、重要な期日を明確に把握したりするのに苦労していました。
事務所の経営陣は法務チームに本来の能力を発揮させ、顧客に比類のない価値を提供するには、根本的な変化が必要であることに気付きました。10 人の法律専門家が在籍するチームはアジャイル手法を採用して最先端の YouTrack の機能を活用することで、タスクの管理、案件の進捗監視、および全体的なワークフローを大きく変えることができました。
Holubová advokáti は他の法務システムである LegiSpace を YouTrack に統合することで、タスクを調整するための 1 つの中心拠点を構築しました。各アクション項目は細部に至るまで記録され、優先順位を付けて追跡されました。チームはアジャイルボード、タイムトラッキング、自動化などの多様な YouTrack 機能を使用することで社員の生産性を向上させ、法律業務の範囲を超える業績を促進しました。
業務を効率化して FAQ に対応できるようにするため、法務チームは社内の全従業員がアクセスできるドキュメントテンプレートと FAQ への回答を含む社内ナレッジベースを作成しました。このナレッジベースはチームの業務プロセスの説明が含まれており、新しい法律家のオンボーディングにも使用されています。
Klára Dvořáková
マネージングパートナー、Holubová advokáti
「AgiLawyer はチーム管理にアジャイル手法を導入し、弊社はコロナ禍が始まる 1 か月前に YouTrack を使用し始めました。当時はチームメンバー 10 人がチェコ共和国内に分散しており、全員がリモート勤務に移行しました。YouTrack を導入して計画と定例会議を採用することで、業務全般が急速かつ大幅に楽になりました」
まずは事務所のタスク管理プロセスを全面的に改善しました。直感的なインターフェースと堅牢な機能セットを備えた YouTrack は、案件の準備から顧客とのやり取りに至るすべてのタスクの中心拠点として機能するようになりました。このアプローチにより、取りこぼしを確実になくし、タスクの調整にかかる時間を 30% 短縮し、タスクの重複を 30% 減らすことができました。
「他の人がどうやってメールでタスクを管理しているのか不思議です。すべてを記憶しておくことは難しいため、そのやり方では混乱が生じるのは間違いありません。YouTrack なら誰もが作業中の情報をすぐに発見できるため、タスクの調整が非常に簡単です」
マネージングパートナー、Holubová advokáti
Holubová advokáti は、自社の案件管理システムも法律家向けの追跡プラットフォームである LegiSpace に切り替えました。LegiSpace の案件情報を YouTrack の関連タスクに関連付けるため、LegiSpace YouTrack アプリを統合しました。このアプリは請求書の発行、請求、顧客関係管理、法定 KPI のレポート作成、ビジネスレジスターとの統合などを行うモジュールの追加レイヤーを YouTrack に追加するものです。当事務所は業務を全面的に 1 つのツールにまとめることで、効率と顧客サービスをさらに強化することができました。
「弊社のニーズに合わせて YouTrack をパーソナライズしたため、まさに希望通りに機能しています。特に変えたいと思うことはありません」
キーアカウントマネージャー、Holubová advokáti
Holubová advokáti は YouTrack のアジャイルボードとカスタムワークフローを活用して案件の進捗監視を大きく変えました。アジャイルボードの構成にはかんばんの手法が使用されました。すべてのタスクが法務プロセスの各ステージで管理されるため、法律家は進捗の確認、ボトルネックの特定、および積極的な課題への対処を行えます。これにより、法律家は明快かつ迅速にタスクを管理できるようになりました。
Holubová advokáti のアジャイル変革の中心には、法律専門家の能力強化に対する根強い取り組みがありました。YouTrack のタイムトラッキング機能を使用することで、法律家の時間活用状況に関する貴重なインサイトを取得し、データドリブンな意思決定と目標を定めたプロセスの改善が可能になりました。トレーニングとコーチングに対する事務所の投資は実を結び、法律家の生産性は 25% と驚異的な増加を示しました。
当然ながら、この成果を達成するまでの道のりには困難が伴いました。新しいワークフローとツールの採用には時間と労力の投資を要し、チームメンバー全員が平均 15 時間ものトレーニングを受ける必要がありました。ブティック系法律事務所に特有のニーズを満たすように YouTrack をカスタマイズするため、120 時間をかけて集中的に構成する必要がありました。
「最も簡単な使い方は案件の履歴を記録することです。ある法律家が退職して他の法律家が案件を引き継ぐ場合、引き継いだ法律家はコメントやあらゆる添付ファイルの履歴をすべて確認できます」
キーアカウントマネージャー、Holubová advokáti
Holubová advokáti は、アジャイルの原則によって法務案件の範囲を超える業務の重要な側面を変革できることに気付きました。マーケティングと事業開発に YouTrack の機能を導入することで、新規顧客の獲得が大幅に増加しました。この増加は、リード生成を正確に追跡し、キャンペーン戦略を迅速に練り上げ、データドリブンな意思決定をリアルタイムで行うことで実現しています。この結果、キャンペーンパフォーマンスのメトリクスで大きな改善が見られ、事務所の市場認知度とリードの品質が強化されました。
顧客満足度も前例のない 92% に急増し、顧客中心主義のアジャイルな業務を行う事務所の評判によって顧客維持率では 30%、顧客紹介率では 25% の増加を達成しました。この変革により、社内ではコラボレーション、継続的改善、および社員のウェルビーイングの文化が育まれました。
財務管理などの他の分野でもメリットが見られる一方、マーケティングへの影響により、機敏な対応力が法律事務所の成長戦略と法務市場における競争上の優位性を大きく変えるものであることが明確に示されました。管理タスクを合理化し、請求対象外の時間を 30% も短縮することで、事務所の収益性が大きく向上しました。その結果、法律家あたりの収益増加率が 25% になっています。Holubová advokáti と AgiLawyer にとって、これは機敏な対応力が最終的な成果を上げる原動力になっていることを物語っています。
「JetBrains の多くのチームはソフトウェア製品を開発しており、法務チームはそれらのツールのリリースを支えています。世界 1,100 万人のプロ開発者に信頼される製品に関する法務サポートを提供しているチームです。13 以上の司法管轄区にわたって 18 タイプのリクエストを処理しているため、YouTrack のようなスマートなソリューションを使用して作業の効率性を高めています」
「プロジェクト内のすべてのチケットのステータスと次に完了すべき項目を簡単に確認できます。YouTrack ではプロセスを視覚的に確認できます。YouTrack を使用していなければ、数週間後には間違いなく混乱に陥っていたでしょう」
「YouTrack は複数の異なるカスタムフィールドを追加したり、あらゆるタイプのプロセスに対応するようにワークフローを書いたりなど、大幅なカスタマイズが可能なのが最高ですね。YouTrack の柔軟性はゲーム開発業界に非常に適しています」
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